Workflow Automation
Workflow Automation (Prozessautomatisierung)
Technologie, die einzelne Aufgaben und Anwendungen zu automatisierten Prozessen verkettet — ohne menschlichen Eingriff bei Routineschritten.
Was ist Workflow Automation?
Workflow Automation ist eine Technologie, die einzelne Aufgaben, Anwendungen und Entscheidungspunkte zu automatisierten Prozessen — sogenannten Workflows — verkettet. Ein Workflow besteht typischerweise aus einem Trigger (Ereignis, das ihn auslöst), einer Sequenz von Aktionen (Operationen an Systemen) und Bedingungen (if/else-Verzweigungen). Das Ziel ist, dass Routineschritte (Daten zwischen Systemen übertragen, Benachrichtigungen senden, Dokumente genehmigen) ohne manuelle Arbeit ausgeführt werden.
Klassisches Beispiel aus der Buchhaltung:
- Trigger — eine PDF-Rechnung kommt per E-Mail an rechnungen@firma.de
- Aktion 1 — OCR-Datenextraktion
- Bedingung — wenn Betrag < 500 €, fortfahren; sonst auf Freigabe durch Manager warten
- Aktion 2 — Eintrag in der Buchhaltung erstellen
- Aktion 3 — Benachrichtigung an die Buchhalterin senden
Unterschied zum KI-Agenten: Workflow Automation ist deterministisch (Schritte sind vorab definiert), während ein Agent autonom plant. Beide Technologien werden oft kombiniert — der Workflow gibt die Struktur vor, der Agent löst kreative Schritte.
Populäre Workflow-Automation-Tools: Zapier, Make (Integromat), n8n, Microsoft Power Automate, interne BPM-Systeme.
Wann wird es eingesetzt
Workflow Automation eignet sich bei:
- Systemvernetzung — ERP + CRM + E-Mail + Slack
- Genehmigungen — Urlaubsanträge, Einkäufe, Reisekostenabrechnungen
- Periodischen Berichten — automatischer Versand
- Benachrichtigungen — Fälligkeitserinnerungen, Statusänderungen
Siehe Modul Arbeitsabläufe und KI-Seite.
Verwandte Begriffe
- AI Agent — Ergänzung der Automatisierung um autonomes Entscheiden. Siehe /de/glossar/ai-agent.
- API — Workflow Automation verbindet sich über APIs. Siehe /de/glossar/api.
- Webhook — häufiger Trigger für Workflow Automation. Siehe /de/glossar/webhook.
- Low-code — Workflows werden visuell ohne Code gestaltet. Siehe /de/glossar/low-code.
In Modulario
Das Modul Arbeitsabläufe in Modulario ist eine native Workflow-Automation-Plattform mit visuellem Editor — Schritte werden einfach per Drag-and-Drop zusammengestellt. Es verbindet sich mit allen Modulen (Fakturierung, CRM, Lager) und externen Systemen über API und Webhooks.
Workflows können debuggt und versioniert werden — das Deployment einer neuen Version erfolgt ohne Unterbrechung laufender Instanzen, die alten werden nach der ursprünglichen Definition abgeschlossen. Bei einem fehlgeschlagenen Schritt (z. B. externe API vorübergehend nicht verfügbar) versucht das System automatisch erneut und benachrichtigt bei wiederholtem Fehler den Administrator.
Verwandte Begriffe
AI Agent
Ein auf LLM basierendes Softwaresystem, das autonom Aufgaben löst — plant Schritte, nutzt Werkzeuge und ruft APIs auf, um ein Ziel zu erreichen.
Kanban
Visuelles System zur Steuerung des Arbeitsflusses auf der Basis von Karten und Spalten — eine Aufgabe wandert von links nach rechts entsprechend ihrem aktuellen Status.
API
Schnittstelle, über die verschiedene Softwaresysteme miteinander kommunizieren — im B2B-SaaS typischerweise REST API oder GraphQL über HTTPS.
Webhook
Umgekehrte Kommunikationsrichtung gegenüber einer klassischen API — das System sendet selbst einen HTTP POST an eine Ziel-URL, wenn ein Ereignis eintritt.
Low-code
Ansatz zur Anwendungsentwicklung, bei dem der Großteil der Logik visuell (Drag-and-Drop) statt durch Code konfiguriert wird — schnellere Entwicklung ohne ein Heer an Programmierern.
Verwandte Modulario-Module
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