EVE Clinic

O klientovi

EVE Clinic (eveclinic, s.r.o., Bratislava) je soukromá zdravotní klinika poskytující komplexní ambulantní a estetickou péči — od konzultací přes plánované zákroky (včetně jednodenní zdravotní péče s anestezií) až po pooperační kontroly. Tým lékařů, kosmetiček a sester provází pacienta od prvního kontaktu přes zákrok až po follow-up. S rostoucím počtem pacientů klinika narazila na strop — administrativní procesy ji brzdily více než kapacita ordinací.

Výzva

Recepce, lékaři a sestry pracovali se směsí papírových karet, PlanFy kalendáře pro rezervace a samostatných systémů pro fakturaci. Pacient ani personál neměli jeden přehled o historii a 360° kontextu klienta:

• Termíny se zaznamenávaly v PlanFy a Excelu, papírové dotazníky a informované souhlasy se tiskly a zakládaly do pořadačů
• Pro každý zákrok existoval jiný formulář (informované souhlasy pro laser, sterilizaci, botulotoxin, anestezii, vasektomii, kyseliny a další) — vše papírově, často trojjazyčně (SK/EN/DE) podle pacienta
• Lékař při další návštěvě ručně prolistovával celou kartu — bez okamžitého přístupu k předchozím konzultacím, fotodokumentaci a historii hovorů
• Cenové plány, dohody o záloze, zálohové faktury, finální faktury a dobropisy se spravovaly odděleně
• Předoperační vyšetření pro zákroky s anestezií (povinný termín minimálně 14 dní před zákrokem) se sledovala ručně
• Telefonické hovory a call centrum (technologicky Swan ústředna + AdWeb CZ) nebyly propojeny s kartou pacienta
• Bankovní úhrady se párovaly ručně — bez propojení na Tatrabanku a Slovenskou sporiteľňu
• U pooperačních protokolů se šarže aplikovaného materiálu lepila jako samolepicí štítky na samostatný papír

Řešení

Modulario poskytlo cloudovou aplikaci na AWS s podporou víceuživatelského přístupu, GDPR a ISO/IEC 27001 standardům — pokrývající celý proces od rezervace přes konzultaci až po fakturaci, s propojením na existující externí systémy kliniky:

Procesní moduly

• 360° pohled na pacienta — po výběru klienta se zobrazí všechny aktuální i historické termíny, konzultace, cenové plány, dokumenty, platby, pooperační protokoly, kontroly po zákrocích a záznamy z hovorů na jednom místě
• Registrace pacienta a dotazník — předvyplnění z PlanFy rezervace přes integraci, anamnéza, alergie, historie zákroků, podpis na tabletu
• Informované souhlasy a GDPR — elektronické vyplňování a podepisování dokumentů na tabletu, ukládání jako PDF s časovou pečetí a identitou podepisujícího, 3 jazykové verze SK/EN/DE s různým vizuálem podle typu zákroku
• Konzultační list — předvyplněné údaje, šablona „kostry” textu, výběr více ošetření současně, fotodokumentace stavu před zákrokem
• Cenový plán, dohoda o záloze a fakturace — automatické generování cenového plánu z ceníku a zákroků, dohoda o ceně zákroku se zálohou (předvolená 200 €), zálohová faktura, finální faktura a dobropis — vše propojeno s pacientem a zákrokem
• Předoperační vyšetření — termín minimálně 14 dní před zákrokem, automatické barevné zvýraznění a notifikace při blížícím se termínu
• Smlouva o jednodenní zdravotní péči — plus informovaný souhlas s anestezií a poučení pacienta
• Pooperační (operační) protokol — popis průběhu a výsledku zákroku, předpřipravený podpis s otiskem razítka lékaře, digitální evidence šarže aplikovaného materiálu místo samolepicích štítků
• Kontroly po zákroku — jednoduchá evidence (datum, poznámka, fotodokumentace, podpis pacienta) vázaná na konzultaci
• Express ošetření — samostatná agenda pro rychlé aplikace (botulotoxin, kyseliny, laser) s číselníkem lokalit v oblasti tváře a sledováním objemu přípravků

Integrace

• PlanFy — plánovací kalendář s rezervací termínů a SMS notifikacemi, předvyplnění údajů klienta z webové rezervace
• AdWeb CZ + Swan ústředna — propojení call centra s kartou pacienta, telefonní číslo v mezinárodním formátu jako jedinečný identifikátor, evidence úspěšných, neúspěšných i zmeškaných hovorů
• Tatrabanka + Slovenská sporiteľňa — bankovní API pro automatické párování úhrad, barevné notifikace pro blížící se splatnosti a chybějící platby
• E-mail brána (SMTP) — odesílání dokumentů a notifikací klientům

Bezpečnost a provoz

• Cloudové prostředí AWS v EU, automatické zálohy v 24h intervalech
• Soulad s GDPR (EU 2016/679) — logování každého přístupu k osobním údajům, šifrování citlivých údajů (rodné číslo, zdravotní informace)
• ISO/IEC 27001 standardy
• Granulární role — Recepce, Asistentka, Lékař/Kosmetička, Manažer, Administrátor (každá role vidí jen to, co má vidět — lékař např. pouze vlastní konzultační listy)
• Historizace změn minimálně po dobu 5 let (kdo, kdy, co upravil)
• Po podpisu dokumentu nelze editovat jeho obsah (pouze storno / nová verze)
• Technická podpora AMCEF během pracovních dnů 8:00 – 16:00