PM Stahl s.r.o.

O klientovi

PM Stahl s.r.o. je slovenská rodinná firma zabývající se průmyslovou montáží v oblasti ocelových konstrukcí s 10–12 interními zaměstnanci a sítí 27 externích montérů pracujících na turnusové bázi na stavbách v Německu. Firma manažuje pracovníky s různými kvalifikacemi (svářečské certifikáty, speciální školení, pracovní oděvy), přiděluje jim služební vozidla, ubytování a sleduje výkon na konkrétních projektech. Pracuje se slovenskou i německou legislativou současně.

Výzva

PM Stahl před Modulariem kombinoval Excel, Alpha+, WhatsApp a Google Calendar — nástroje, které se nedokázaly při turnusové přeshraniční montáži dohovořit. Specifikem byznysu je práce v regulovaném přeshraničním prostředí, kde každý vyslaný pracovník vyžaduje sérii povinných dokumentů a výkazů pro obě země:

• Dokumenty A1 (potvrzení o sociálním zabezpečení), Freistellungsbescheinigung (německé osvobození od srážkové daně), Plné moci na vozidlo se vystavovaly ručně ve Wordu — pro desítky pracovníků to znamenalo dny administrativy měsíčně a riziko chyb v datech a údajích
• Měsíční německé výkazy hodin (Stundennachweis, Stundenauflistung) se kompilovaly ručně z papírových archů pracovníků — opakované chyby při přepisování hodin
• Plánování projektů a pracovníků probíhalo v Excelech — při změně turnusu se muselo manuálně aktualizovat, kdo kam jde a kdo se vrací
• Kvalifikace a certifikáty (svářečské zkoušky, školení BOZP, živnostenské listy) chyběl centrální přehled s upozorněními před expirací
• Vozidlový park — kdo má přidělené které auto, kde je, jaký má stav, plné moci
• Ubytování pracovníků v Německu se řešilo přes WhatsApp a maily bez přehledu o nákladech
• Hlášení nepřítomnosti (PN, dovolené, volna) bez digitální evidence — složitý přepočet do německých výkazů
• Sklad nářadí a svářeček — žádný přehled o tom, kdo má jaké nářadí a kde se nachází

Řešení

Modulario dodalo 38 datových struktur specificky navržených pro přeshraniční HR a projektový byznys:

• Pracovník — komplexní profil s osobními údaji, více adresami, platebními údaji, kvalifikacemi a živností/registrací
• Pracovní a živnostenské smlouvy včetně šablon smluv s automatickým generováním — Pracovník Smlouva o dílo, Pracovník pracovní smlouva, Šablony smluv
• A1 dokumenty s automatizovaným workflow — události spravují stav A1 (žádost → vystavený → expirace)
• Freistellung — německý dokument o osvobození od daně s evidencí aktuálních projektů a podmínek
• Stundennachweis a Stundenauflistung — automatizované generování německých měsíčních výkazů hodin přímo z evidence práce v terénu
• Plánování projektů a pracovníků — kdo, kde, kdy, s jakými kvalifikacemi; vazba na živnost a registraci
• V terénu — denní evidence, kde pracovník reálně pracuje, s propojením na kvalifikace
• Načtení dat z GPS — automatizovaný import z GPS lokátorů vozidel pro přesné výkazy hodin a polohy
• Vozidla + Plné moci + Přidělování skupinám — kompletní správa služebního parku včetně fotografií a historie záznamů
• Ubytování pracovníků v Německu s náklady a obdobími
• Kvalifikace, Certifikáty, Školení, Svářečky, Živnostenské listy s upozorněními před expirací
• Vydané pracovní oděvy a Nářadí — kdo co dostal, kdy je třeba vrátit/vyměnit
• Nepřítomnost — centrální hlášení PN, dovolených a volna s napojením na výkazy
• Notifikace a Upozornění — automatizované připomínky 30, 7 a 1 den před expirací dokumentů (občanský průkaz, řidičský průkaz, zdravotní průkaz, A1 formuláře, Freistellung), s konfigurací až 3 příjemců pro každou notifikaci
• Sklad nářadí a svářeček — Nářadí, Svářečky, Číselník Pracovních Pomůcek a Historie záznamů pro sledování, kdo má jaké nářadí přidělené
• Kalkulace, Nabídky a Náklady projektu — finanční přehled rentability každého projektu, smluvní cena, zálohy (Summár Abschlag)
• Historie záznamů — audit log napříč systémem (created_at, created_by, modified_at, modified_by)

Bezpečnost, role a GDPR

• GDPR filter — všechny přehledy pracovníků jsou standardně skryté, zobrazení osobních údajů je podmíněno zadáním vyhledávacích kritérií, každé vyhledávání se loguje do deníku událostí, data jsou uložena výhradně v EU
• Granulární role (RBAC): Jednatel (plný přístup), Technik (projekty, nářadí, vozidla), Backoffice (HR, finance, smlouvy), Montér (přístup pouze k vlastním záznamům — přítomnosti, Stundennachweis, přidělenému nářadí)
• Dvoufaktorová autentizace pro manažerské role
• OCR/AI extrakce — skenování/fotografie občanského průkazu, A1 formuláře a jiných dokumentů s automatickým extrahováním údajů