LIDER Sp. z o.o.

O klientovi

LIDER Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością je polská obchodní společnost se sídlem v Przeworsku, která obchoduje přeshraničně v rámci polsko-slovensko-českého trojúhelníku. Vystavené i přijaté faktury musí splňovat náležitosti tří národních legislativ (PL, SK, CZ), včetně rozdílných formátů položkových údajů. Pracuje se stovkami SKU, šaržovaným zbožím (každá dodávka má svou partii s vlastní expirací) a individuálními ceníky pro klíčové odběratele i dodavatele.

Výzva

LIDER bojoval s typickými bolestmi roztříštěné IT infrastruktury rostoucího B2B obchodu — navíc komplikovaného tří-jazyčnou legislativou a potřebou výměny dat s externími partnery:

• Přijaté objednávky a dodací listy chodily e-mailem v PDF — tým je ručně přepisoval do interního systému, což generovalo hodiny práce denně a chyby v množstvích, šaržích a cenách
• Tři legislativy — pro vystavené i přijaté faktury bylo třeba dodržet náležitosti české, slovenské a polské legislativy, včetně samostatné struktury položkových údajů pro každou zemi
• Ceníky odběratelů a dodavatelů se udržovaly v Excelu — při změně cen dodavatele se marže přepisovaly manuálně v desítkách dokumentů
• Šaržování zboží bez systému — při reklamaci nebo auditu se nedalo dohledat, ze které dodávky a s jakou expirací dané zboží pochází
• Obalové materiály se nesledovaly jako součást zbožových položek — chyběl přehled o váze a procentuálním podílu obalů pro celé dodávky
• Vedlejší náklady (doprava, marketing) se rozpouštěly ručně mezi položkami faktur — proces byl pomalý a chybový
• Účetní systémy externích partnerů (Pohoda, Optima) potřebovaly samostatné exporty z dokladů — ruční práce opakující se při každém měsíčním uzávěrkování
• Leadoví zákazníci se ztráceli mezi e-maily — žádné CRM, žádný tracking aktivit

Řešení

Modulario dodalo systém pokrývající 22 týdnů od podpisu smlouvy do předání, postavený na deseti klíčových modulech a pěti integracích:

Komerční cyklus s tří-legislativní fakturací

• Leady (M001) — možnost přiřadit aktivity, kontaktní osoby, kontaktní údaje, nahrávat soubory
• Vydaná objednávka (M003) s položkami, formami platby, dopravy, dodacími adresami a stavy
• Dodací list přijatý (M004) a vydaný (M007) s příznaky „Přijaté”/„Vydané”, které při uložení automaticky aktualizují dispozici skladu
• Přijatá faktura (M005) a vystavená faktura (M008) s podporou 3 legislativ (česká, slovenská, polská) — položky obsahují odběratelský/dodavatelský kód, alternativní měrné jednotky, šarži, prodejní/nákupní cenu na MJ, sazbu DPH a zisk počítaný z rozdílu prodejní a pořizovací ceny vybrané šarže
• Rozpouštění vedlejších nákladů (M005.1) — rozpuštění sumy poměrem k jednotlivým položkám a aktualizace průměrné skladové ceny
• Zakázka / Přijatá objednávka (M006) s podbarvením řádků podle stavu (přijatá – zelená, odeslaná – oranžová, ukončená – modrá) a kontrolou platnosti odběratelského ceníku
• Zálohové faktury, dobropisy s propojením na původní doklad
• Protokol o reklamaci (M009) s propojením na zakázku, automatickým upozorněním po třech dnech nečinnosti

Sklad s FIFO šarží a obaly

• Zboží (C001) s atributy: alternativní názvy, alternativní MJ, základní MJ, typ (Zboží/Služba), průměrná skladová cena, příjmové šarže, dispozice, dodavatelské a odběratelské kódy
• Evidence příjmových šarží (C001.1) — datum příjmu, datum expirace, cena pořízení, umístění; výdej probíhá metodou FIFO podle data přijetí s možností ruční změny šarže
• Alternativní názvy (C001.2) — pro AI rozpoznávání zboží v dodacích listech a objednávkách od různých dodavatelů
• Hodnoty obalových materiálů (C001.4) — typ obalového materiálu, procentuální podíl a absolutní váha v gramech pro každou kombinaci zboží × MJ

Ceníky a zákazníci

• Odběratelské (M012) a dodavatelské ceníky (M013) s platností od-do, automatickým předvyplněním do položek dokladů; při konfliktu dvou platných ceníků systém doplní nižší sumu
• Zákazníci/Dodavatelé (C002) s evidencí IČO, DIČ, IČ DPH, fakturační a dodací adresy, kontaktních údajů, jazyka komunikace, doplňujících textů do tiskových výstupů; import z .xls souboru

Integrace

• EDI (F002) — import dodacích listů přijatých od dodavatelů a export dodacích listů vydaných odběratelům
• Pohoda export — hromadný export vystavených faktur do XLS struktury pro účetní program Pohoda
• Optima export — připraveno pro samostatnou analýzu a objednávku
• Email s PDF přílohou — odeslání dokladů zákazníkům přímo ze systému s vlastní e-mailovou šablonou