Cryomont s.r.o.

O klientovi

Cryomont s.r.o. je specializovaná technická společnost působící v plynárenství a instalaci vyhrazených technických zařízení — kryogenních zásobníků a rozvodů pro průmyslové plyny (kyslík, dusík, LNG) — přímo u průmyslových zákazníků včetně dlouholetých projektů v nemocnicích. Cryomont má přibližně osm kmenových zaměstnanců, využívá širší tým živnostníků a každá zakázka znamená instalaci konkrétního zařízení na odběrné místo klienta, dlouhodobý servisní vztah s pravidelnými revizemi a kompletní technickou dokumentaci včetně povinných certifikátů a atestů.

Výzva

Specifikum byznysu Cryomontu je kombinace těžké technické dokumentace a dlouhodobého servisního vztahu — každé zařízení u zákazníka má vlastní historii, prohlídky a životní cyklus dokumentů. K tomu se přidává zákonná povinnost držet papírové archivy projektů, revizní činnosti a všech souvislostí s vyhrazenými technickými zařízeními:

• Chybějící ucelený systém — zákazníci, ceny, nabídky a protokoly se spravovaly manuálně, bez propojení
• Neorganizovaná datová úložiště — evidence běžela na několika počítačích, které nebyly propojeny
• Kalendář revizí a prohlídek se vedl manuálně, s rizikem zameškání revize a nesplnění legislativní povinnosti — zejména u dlouholetých projektů (např. v nemocnicích), kde se po letech začínají revize a opravy a sledování dokumentace hromadou papírů ztrácí přehled
• Technická a netechnická dokumentace (atesty, protokoly, schémata, návody) byla roztroušena v různých složkách bez vazby na konkrétní zařízení
• Předávací dokumentace se skládala manuálně při každé nové instalaci
• Komerční cyklus (poptávka → cenová nabídka → objednávka → faktura) byl veden v jiných nástrojích než technická část — žádné propojení nabídky se zařízením a klientem
• Komunikace se zákazníky probíhala výhradně mailem, po požadavku následovala prohlídka a manuální vystavení cenové nabídky
• Adresář firemních zákazníků se zadával manuálně, bez napojení na veřejné registry
• Kontroly a audity — z důvodu neuspořádané dokumentace vznikaly problémy při pravidelných kontrolách

Řešení

Modulario nasadilo systém postavený na 21 propojených datových strukturách specificky pro provozovatele technických zařízení s pravidelným servisem. Pro všechny klíčové struktury se zaznamenává historie změn:

• Adresář zákazníků s napojením na Finstat — při zadání IČO se automaticky doplní údaje o firmě; každý zákazník má propojená odběrná místa a zařízení
• Odběrná místa — fyzické lokality zákazníků, kde jsou zařízení instalována, s adresami a kontaktními údaji
• Zařízení — kompletní evidence každého zařízení s typem, datem instalace, technickou a netechnickou dokumentací, historií zakázek a vazbou na odběrné místo
• Typy zařízení — kategorizace se společnými atributy
• Kalendář revizí — manuálně spravovaný kalendář propojený se zařízeními a adresářem; systém automaticky vypočítá datum nejbližší prohlídky (poslední prohlídka + 365 dní) a umožňuje nastavit připomínky. Stavy: Požadovaná, Dohodnutá, Zamítnutá, Zrealizovaná
• Zakázky s unikátním číslem (např. Z250001), interní poznámka, cena, data založení, požadovaného ukončení a ukončení. Stavy: Přijatá, Rozpracovaná, V realizaci, Ukončená, Vyfakturovaná, Zaplacená, Zrušená
• Komerční cyklus — Poptávka (D250001) → Cenová nabídka (CP250001) → Objednávka (OBJ250001) → Faktura v jednom toku, propojený se zařízením a zákazníkem
• Technická a netechnická dokumentace — atesty, výkresy, schémata, parametry, smlouvy, korespondence — vázané na konkrétní zařízení nebo zakázku
• Předávací dokumentace — kompletní balík dokumentů při instalaci nového zařízení
• Certifikáty a atesty — centrální evidence s expiračními termíny
• Faktury s typem (Úplná, Zádržná) a stavy (Neuhrazená, Částečně uhrazená, Uhrazená)
• Úložiště dokumentů a kategorie dokumentů — strukturovaný digitální archiv
• Účty, uživatelé a role — Management (plný přístup) a Technici (vidí pouze jim přidělené položky v Kalendáři revizí a Úložišti dokumentů)
• Nástěnka — přehled nově přijatých zakázek a nejbližšího servisu/revize v aktuálním měsíci