P2P

Cos’è P2P?

P2P (Procure-to-Pay) è il processo aziendale end-to-end che comprende tutti i passaggi del ciclo di acquisto — dalla prima richiesta di acquisto interna all’azienda fino al pagamento finale della fattura al fornitore. Fasi tipiche del processo P2P:

1. Purchase Requisition (PR) — richiesta di acquisto interna (es. un reparto ha bisogno di cancelleria)
2. Approvazione — in base al limite decide il responsabile / direttore finanziario
3. Purchase Order (PO) — ordine ufficiale al fornitore
4. Consegna e ricevimento (GRN — Goods Received Note) — registrazione del ricevimento
5. Ricevimento della fattura
6. Three-way match — confronto tra PO, GRN e fattura (devono corrispondere in prezzi e quantità)
7. Approvazione della fattura per il pagamento
8. Pagamento (tipicamente bonifico SEPA)

In una media azienda italiana il P2P è spesso frammentato tra l’ufficio acquisti (PO in Excel), il magazzino (GRN su carta) e la contabilità (fatture nel software contabile) — con un elevato livello di trascrizione manuale e di errori.

Quando si applica

L’automazione P2P è fondamentale ad alta frequenza di acquisti (oltre circa 100 PO/mese) o nei settori regolamentati (pubblica amministrazione, farmaceutica, healthcare), dove è obbligatoria la completa auditabilità del processo di acquisto.

Vedi il modulo Acquisti, il modulo Contabilità e il modulo Estrazione documenti.

Termini correlati

• O2C — il “specchio” del P2P lato vendite. Vedi /it/glossario/o2c.
• Fattura elettronica — fattura strutturata che automatizza significativamente il P2P. Vedi /it/glossario/e-invoice.
• Estrazione documenti — estrazione AI da fatture PDF. Vedi /it/glossario/vytazovanie-dokladov-pojem.

In Modulario

Il modulo Acquisti in Modulario copre il processo P2P dalla PR attraverso il PO fino al three-way match con la Fatturazione e la Contabilità. L’Estrazione documenti AI legge automaticamente le fatture PDF ricevute e le confronta con il PO.

In Modulario, una richiesta di acquisto passa attraverso il workflow di approvazione in base al limite (es. fino a 500 € approva il responsabile di reparto, sopra 5.000 € il direttore finanziario). Dopo l’approvazione viene generato automaticamente un ordine al fornitore, il sistema lo invia via e-mail e lo registra come impegno aperto. La fattura ricevuta viene automaticamente abbinata al PO tramite three-way match.

Vantaggi del P2P digitalizzato: riduzione degli errori del 60-80%, accelerazione dell’approvazione delle fatture da 15 a 2 giorni e migliore utilizzo degli sconti per pagamento anticipato. I reparti acquisti aziendali misurano anche lo spend under management — la quota di spesa nel processo gestito rispetto agli acquisti non regolamentati.