PM Stahl s.r.o.

Il cliente

PM Stahl s.r.o. è un’azienda slovacca specializzata nell’invio di lavoratori — sia autonomi che dipendenti — su progetti edili e di carpenteria metallica in Germania. Gestisce decine di lavoratori sul campo con qualifiche diverse (certificati di saldatura, formazioni speciali, indumenti da lavoro), assegna loro veicoli aziendali, alloggi e monitora le prestazioni sui singoli progetti. Opera contemporaneamente con la normativa slovacca e tedesca.

La sfida

La specificità di PM Stahl è il lavoro in un ambiente transfrontaliero regolamentato — ogni lavoratore distaccato richiede una serie di documenti e report obbligatori per entrambi i paesi:

• Documenti A1, Freistellung, Procure per i veicoli venivano redatti manualmente in Word — per oltre 50 lavoratori significava giorni di amministrazione al mese e rischio di errori in date e dati
• Report mensili tedeschi delle ore (Stundennachweis, Stundenauflistung) venivano compilati manualmente da fogli cartacei dei lavoratori — errori ripetuti nella trascrizione delle ore
• Pianificazione di progetti e lavoratori avveniva su Excel — al cambio di un progetto bisognava aggiornare manualmente chi si trovava dove
• Qualifiche e certificati (esami di saldatura, formazioni sulla sicurezza sul lavoro, licenze di attività autonoma) — mancava una visione centrale con avvisi prima della scadenza
• Parco veicoli — chi ha assegnato quale auto, dove si trova, in quale stato, con quali procure
• Alloggi dei lavoratori in Germania gestiti via e-mail senza una visione complessiva dei costi
• Comunicazioni di assenza (malattia, ferie, permessi) senza registrazione digitale — calcolo complesso per i report tedeschi

La soluzione

Modulario ha fornito 38 strutture dati progettate specificamente per il business HR e di gestione progetti transfrontaliero:

• Lavoratore — profilo completo con dati personali, più indirizzi, dati di pagamento, qualifiche e licenza/registrazione
• Contratti di lavoro e di attività autonoma inclusi i modelli di contratto con generazione automatica — Contratto d’opera del lavoratore, Contratto di lavoro del lavoratore, Modelli di contratto
• Documenti A1 con workflow automatizzato — gli eventi gestiscono lo stato A1 (richiesta → emesso → scadenza)
• Freistellung — documento tedesco di esonero fiscale con registrazione dei progetti correnti e delle condizioni
• Stundennachweis e Stundenauflistung — generazione automatizzata dei report mensili tedeschi delle ore direttamente dalla registrazione del lavoro sul campo
• Pianificazione di progetti e lavoratori — chi, dove, quando, con quali qualifiche; collegamento a licenza e registrazione
• Sul campo — registrazione giornaliera di dove il lavoratore opera realmente, con collegamento alle qualifiche
• Acquisizione dati da GPS — import automatizzato dai localizzatori GPS dei veicoli per report precisi di ore e posizione
• Veicoli + Procure + Assegnazione ai gruppi — gestione completa del parco aziendale comprese fotografie e storico delle registrazioni
• Alloggi dei lavoratori in Germania con costi e periodi
• Qualifiche, Certificati, Formazioni, Saldature, Licenze di attività autonoma con avvisi prima della scadenza
• Indumenti da lavoro consegnati e Attrezzatura — chi ha ricevuto cosa, quando va restituito/sostituito
• Assenza — registrazione centrale di malattia, ferie e permessi con collegamento ai report
• Notifiche e Avvisi — promemoria automatizzati prima della scadenza dei documenti, della fine dei progetti, della restituzione degli indumenti
• Calcoli e Costi di progetto — visione finanziaria della redditività di ogni progetto
• Storico delle registrazioni — audit log in tutto il sistema