Lider Sp. z o. o.

Il cliente

Lider Sp. z o. o. è un grossista polacco con magazzino proprio, una rete di clienti fissi e fornitori. Lavora con centinaia di SKU, merce a lotti (ogni fornitura ha le proprie partite), listini personalizzati per i clienti chiave e listini d’acquisto dai fornitori. La comunicazione con i clienti avviene in polacco, mentre il team interno lavora anche in slovacco — il sistema doveva quindi essere completamente bilingue.

La sfida

Lider cresceva rapidamente e si scontrava con i tipici problemi di un’infrastruttura IT frammentata in un commercio B2B in espansione:

• Gli ordini ricevuti arrivavano via e-mail in PDF — il team li trascriveva manualmente nel sistema interno, con ore di lavoro al giorno ed errori in quantità/prezzi
• I listini di clienti e fornitori venivano mantenuti su Excel — al variare dei prezzi del fornitore, i margini si riscrivevano manualmente in decine di documenti
• Gestione dei lotti senza un sistema — in caso di reclamo era impossibile risalire alla fornitura di provenienza
• I clienti in fase di lead si perdevano tra le e-mail — nessun CRM, nessun tracking delle attività, nessuna compilazione automatica dei dati aziendali
• Fatture, note di credito, fatture di acconto, fatture di costo in più strumenti senza una panoramica unificata di costi e ricavi
• Entrate e uscite di magazzino venivano fatte a mano su carta, le scorte allineate alla realtà solo una volta al mese

La soluzione

Modulario ha fornito 43 strutture dati con piena localizzazione polacco-slovacca che coprono l’intero ciclo commerciale:

• OCR Przyjęte zamówienia (10 trasformazioni) — la parte più robusta del sistema; gli ordini ricevuti vengono importati direttamente dalle e-mail, l’OCR estrae voci, prezzi, quantità e crea l’ordine in Modulario senza trascrizione manuale
• Otrzymane wiadomości e-mail — client e-mail integrato collegato ai record di clienti e ordini
• CRM-Katalog con compilazione automatica da Bisnode — inserendo il NIP (partita IVA polacca), i dati aziendali vengono compilati automaticamente dal database polacco Bisnode
• Leady + Dokumenty leadów + Aktywności — sales pipeline completo con attività, allegati e arricchimento dai registri pubblici
• Listini clienti e fornitori — strutture dati separate con voci, calcoli automatici dei margini e versioning
• Towary + Ewidencja partii / Baliace Listy — magazzino con gestione lotti e tracciamento delle partite, così che in caso di reclamo si può risalire all’origine
• Entrate (Przyjęcie Zewnętrzne) e uscite (Wydanie Zewnętrzne) — registrazione completa di magazzino con movimenti automatici
• Portfolio fatturazione — fatture emesse, fatture passive, acconti (otrzymane e wystawione), fatture di costo, note di credito (Noty kredytowe)
• Reclami collegati all’ordine originario e al lotto della merce
• Report — somme fatture, somme costi, somme bolle, somme ordini per panoramica finanziaria live
• Categorizzazioni — categorie di prodotto, categorie di entrate e uscite, aliquote IVA, unità di imballaggio, tipi di imballaggio