BBSK

Az ügyfélről

A Besztercebányai Önkormányzati Kerület (BBSK) területi önkormányzat, amelynek hatásköre Szlovákia egyik legnagyobb régiójára terjed ki. Több tucat szervezetet kezel az egészségügy, szociális gondoskodás, közlekedés, kultúra és oktatás területén. Havonta több száz szerződést köt beszállítókkal, partnerekkel és költségvetési szervezetekkel — minden szerződésnek meg kell felelnie a közszféra szigorú feltételeinek és a CRZ-ben (Központi Szerződési Nyilvántartás) történő közzétételnek.

A kihívás

A BBSK-nak a papíralapú és nem egységes szerződéskezelési folyamatokat modern digitális megoldással kellett felváltania. Az eredeti folyamat manuális dokumentumkészítést, fizikai észrevételezésre küldést, papíralapú pénzügyi ellenőrzést és időigényes közzétételt foglalt magában. Hiányzott az átláthatóság, a nyomon követhetőség és a határidők automatikus betartása.

A megoldás

A Modulario komplex DMS rendszert telepített, amely lefedi a szerződés teljes életciklusát:

• Szerződések generálása sablonokból az adatok automatikus behelyettesítésével
• Kollaboratív DOCX szerkesztő közvetlenül a böngészőben, telepítés nélkül
• Észrevételezés a jogi osztály részéről a dokumentum visszaküldésének lehetőségével
• Többszintű ZFK — szekvenciális jóváhagyás kérdőívvel
• Fabasoft integráció a minősített elektronikus aláíráshoz
• Anonimizálás és automatikus közzététel a Központi Szerződési Nyilvántartásban