PM Stahl s.r.o.

Sobre el cliente

PM Stahl s.r.o. es una empresa eslovaca especializada en el desplazamiento de trabajadores —autónomos y empleados— a proyectos de construcción y metalurgia en Alemania. Gestiona decenas de trabajadores en campo con cualificaciones diversas (certificados de soldadura, formaciones especiales, ropa de trabajo), les asigna vehículos de empresa y alojamiento y supervisa el rendimiento en cada proyecto. Trabaja simultáneamente con la legislación eslovaca y la alemana.

El desafío

La particularidad de PM Stahl es operar en un entorno transfronterizo regulado: cada trabajador desplazado requiere una serie de documentos y reportes obligatorios para ambos países:

• Los documentos A1, Freistellung y autorizaciones de vehículo se emitían manualmente en Word; para más de 50 trabajadores suponía días de administración al mes y riesgo de errores en fechas y datos
• Los reportes mensuales de horas alemanes (Stundennachweis, Stundenauflistung) se compilaban a mano desde hojas en papel — errores recurrentes al transcribir las horas
• La planificación de proyectos y trabajadores se hacía en Excel; al cambiar un proyecto había que actualizar manualmente quién estaba en cada sitio
• Cualificaciones y certificados (exámenes de soldadura, PRL, licencias de autónomo) sin un panel central con avisos previos a la caducidad
• Flota de vehículos — quién tiene asignado qué coche, dónde está, en qué estado y con qué autorizaciones
• El alojamiento de trabajadores en Alemania se gestionaba por correo, sin visibilidad de costes
• Avisos de ausencia (baja, vacaciones, permisos) sin registro digital — recálculo complicado para los reportes alemanes

La solución

Modulario implementó 38 estructuras de datos diseñadas específicamente para el negocio transfronterizo de RRHH y proyectos:

• Trabajador — perfil integral con datos personales, varias direcciones, datos de pago, cualificaciones y licencia/registro de autónomo
• Contratos laborales y de autónomo, con plantillas y generación automática — Pracovník Zmluva o dielo, Pracovník pracovná zmluva, Šablóny zmlúv
• Documentos A1 con workflow automatizado — los eventos gestionan el estado del A1 (solicitud → emitido → caducidad)
• Freistellung — el documento alemán de exención fiscal con registro de los proyectos vigentes y sus condiciones
• Stundennachweis y Stundenauflistung — generación automatizada de los reportes mensuales alemanes de horas directamente desde el registro de trabajo en campo
• Planificación de proyectos y trabajadores — quién, dónde, cuándo y con qué cualificaciones; vinculado a la licencia de autónomo y al registro
• En campo — registro diario del lugar real de trabajo, vinculado a las cualificaciones
• Carga de datos por GPS — importación automática desde los localizadores GPS de los vehículos para reportes precisos de horas y ubicación
• Vehículos + autorizaciones + asignación a grupos — gestión completa de la flota, con fotografías e historial de registros
• Alojamiento de trabajadores en Alemania, con costes y periodos
• Cualificaciones, certificados, formaciones, exámenes de soldadura y licencias de autónomo con avisos antes del vencimiento
• Ropa y herramientas entregadas — quién recibió qué y cuándo hay que devolverlo o reemplazarlo
• Ausencias — registro centralizado de bajas, vacaciones y permisos, conectado a los reportes
• Notificaciones y avisos — recordatorios automáticos antes de la caducidad de documentos, fin de proyectos o devolución de ropa
• Cálculos y costes del proyecto — visión financiera de la rentabilidad de cada proyecto
• Historial de registros — log de auditoría en todo el sistema