Lider Sp. z o. o.

Sobre el cliente

Lider Sp. z o. o. es un mayorista polaco con almacén propio, una red de clientes habituales y proveedores. Trabaja con cientos de SKU, mercancía con lotes (cada entrega tiene sus partidas), tarifas individuales para clientes clave y también tarifas de compra de los proveedores. La comunicación con los clientes se realiza en polaco, pero el equipo interno trabaja también en eslovaco — por eso el sistema debía ser plenamente bilingüe.

El desafío

Lider crecía rápidamente y se enfrentaba a las dificultades típicas de una infraestructura IT fragmentada de un negocio B2B en crecimiento:

• Los pedidos recibidos llegaban por correo en PDF — el equipo los transcribía manualmente al sistema interno, lo que suponía horas diarias y errores en cantidades / precios
• Las tarifas de clientes y proveedores se mantenían en Excel — al cambiar los precios del proveedor, los márgenes se reescribían manualmente en decenas de documentos
• Gestión de lotes sin sistema — en una reclamación no se podía rastrear de qué entrega procedía la mercancía
• Los leads se perdían entre correos — sin CRM, sin tracking de actividades, sin autocompletado de datos empresariales
• Facturas, abonos, anticipos, facturas de gastos en varias herramientas sin visión unificada de gastos e ingresos
• Entradas y salidas se hacían manualmente en papel, el almacén cuadraba con la realidad una vez al mes

La solución

Modulario entregó 43 estructuras de datos con localización completa polaco-eslovaca que cubren todo el ciclo comercial:

• OCR Przyjęte zamówienia (10 transformaciones) — la parte más robusta del sistema; los pedidos recibidos se descargan directamente desde correo, el OCR extrae líneas, precios, cantidades y crea el pedido en Modulario sin transcripción manual
• Otrzymane wiadomości e-mail — cliente de correo integrado conectado con los registros de clientes y pedidos
• CRM-Katalog con autocompletado desde Bisnode — al introducir el NIP (CIF polaco) se completan automáticamente los datos de la empresa desde la base de datos polaca Bisnode
• Leady + Dokumenty leadów + Aktywności — pipeline de ventas completo con actividades, adjuntos y autocompletado desde registros públicos
• Tarifas de clientes y de proveedores — estructuras de datos independientes con líneas, recálculos automáticos del margen y versionado
• Towary + Ewidencja partii / Listas de embalaje — almacén con gestión de lotes y seguimiento de partidas, de modo que en una reclamación se conoce con exactitud el origen
• Entradas (Przyjęcie Zewnętrzne) y salidas (Wydanie Zewnętrzne) — registro de almacén completo con movimientos automáticos
• Cartera de facturas — facturas emitidas, facturas recibidas, anticipos (otrzymane y wystawione), facturas de gastos, abonos (Noty kredytowe)
• Reclamaciones vinculadas al pedido original y al lote de mercancía
• Informes — sumas de facturas, sumas de gastos, sumas de albaranes, sumas de pedidos para una visión financiera en vivo
• Categorizaciones — categorías de productos, categorías de ingresos y gastos, tipos de IVA, unidades de embalaje, tipos de envases