P2P

Was ist P2P?

P2P (Procure-to-Pay) ist ein End-to-End-Geschäftsprozess, der alle Schritte des Einkaufszyklus umfasst — von der ersten Bedarfsanforderung innerhalb des Unternehmens bis zur endgültigen Bezahlung der Lieferantenrechnung. Typische Phasen des P2P-Prozesses:

1. Purchase Requisition (PR) — interne Bedarfsanforderung (z. B. eine Abteilung benötigt Bürobedarf)
2. Genehmigung — je nach Betrag entscheidet der Manager / Finanzleiter
3. Purchase Order (PO) — offizielle Bestellung an den Lieferanten
4. Lieferung und Abnahme (GRN — Goods Received Note) — Erfassung des Wareneingangs
5. Rechnungseingang
6. Three-way Match — Abgleich von PO, GRN und Rechnung (müssen in Preisen und Mengen übereinstimmen)
7. Rechnungsfreigabe zur Zahlung
8. Zahlung (typischerweise SEPA-Überweisung)

In einem deutschen mittelständischen Unternehmen ist P2P oft zwischen der Einkaufsabteilung (PO in Excel), dem Lager (GRN auf Papier) und der Buchhaltung (Rechnungen in der Buchhaltungssoftware) fragmentiert — mit einem hohen Anteil manueller Dateneingabe und Fehlern.

Wann wird es eingesetzt

P2P-Automatisierung ist bei höherer Einkaufsfrequenz (über ca. 100 PO/Monat) oder in regulierten Branchen (öffentliche Verwaltung, Pharma, Gesundheitswesen) wichtig, wo eine vollständige Auditierbarkeit des Einkaufsprozesses Pflicht ist.

Siehe Modul Einkauf, Modul Buchhaltung und Modul Dokumentenextraktion.

Verwandte Begriffe

• O2C — das „Spiegelbild” von P2P auf der Vertriebsseite. Siehe /de/glossar/o2c.
• e-Invoice — strukturierte Rechnung, die P2P erheblich automatisiert. Siehe /de/glossar/e-invoice.
• Dokumentenextraktion — KI-Extraktion aus PDF-Rechnungen. Siehe /de/glossar/vytazovanie-dokladov-pojem.

In Modulario

Das Modul Einkauf in Modulario deckt den P2P-Prozess von der PR über PO bis zum Three-way Match mit Fakturierung und Buchhaltung ab. KI-Dokumentenextraktion liest eingehende PDF-Rechnungen automatisch und gleicht sie mit PO ab.

In Modulario durchläuft eine Bedarfsanforderung einen Genehmigungsworkflow je nach Betrag (z. B. bis 500 € genehmigt der Abteilungsleiter, über 5.000 € der Finanzleiter). Nach der Genehmigung wird automatisch eine Bestellung an den Lieferanten generiert, das System sendet sie per E-Mail und erfasst sie als offene Verbindlichkeit. Eine eingegangene Rechnung wird automatisch über den Three-way Match mit der PO abgeglichen.

Vorteile eines digitalisierten P2P: Reduzierung der Fehlerquote um 60–80 %, Beschleunigung der Rechnungsgenehmigung von 15 auf 2 Tage und bessere Nutzung von Skonti bei früher Zahlung. Unternehmen messen auch den Spend Under Management — den Anteil der Ausgaben im gesteuerten Prozess gegenüber unkontrolliertem Einkauf.