PH KONZULTA s.r.o.

Über den Kunden

PH KONZULTA s.r.o. ist eine autorisierte Honda-Werkstatt und -Verkaufsstelle mit Service für Motorräder und Pkw, Arbeitsplätzen für Mechaniker und einem eigenen Ersatzteillager. Das Unternehmen wartet Dutzende von Fahrzeugen monatlich, stellt Verkaufsbelege und Rechnungen aus, erfasst Serviceaufträge über den gesamten Lebenszyklus und übergibt monatlich detaillierte Berichte an den Hersteller (Honda).

Die Herausforderung

PH KONZULTA arbeitete mit einer Kombination mehrerer Werkzeuge – papierbasierte Service-Empfänge, Excel für das Lager, eine externe Fakturierungslösung und ein manueller Honda-Monatsbericht. Konkrete Probleme:

• Der Serviceauftrag zerfiel zwischen Fahrzeugannahme, Arbeitsplatzplanung, Teileabbuchung und Fakturierung – es gab keinen einheitlichen Workflow mit der gesamten Fahrzeughistorie
• Das Ersatzteillager stimmte nicht mit der Realität überein – niemand wusste sofort, ob ein bestimmter Artikel verfügbar war oder bestellt werden musste
• Monatliche Honda-Berichte wurden manuell in Excel erstellt – die Zusammenstellung dauerte 2–3 Tage und enthielt Fehler
• Reklamationen fehlten im System – kein Status-Tracking, keine Verknüpfung mit dem ursprünglichen Verkaufs-/Servicebeleg
• CRM ohne Datenvervollständigung – das Adressbuch der Firmenkunden wurde manuell ohne Anbindung an öffentliche Register eingegeben

Die Lösung

Modulario implementierte ein umfassendes ERP, das auf 32 verknüpften Datenstrukturen speziell für das Werkstattgeschäft aufgebaut ist:

• Serviceaufträge mit gesamter Historie – Auftragstypen, Arbeitsplätze, Planung, Servicearbeiten, Positionen und automatischer Teileabbuchung aus dem Lager
• Verkaufsbelege, Wareneingänge, Warenausgänge – gesamter kommerzieller Zyklus von der Bestellung über den Lieferschein bis zur Ausgangsrechnung, einschließlich ausgestellter Gutschriften und Anzahlungsrechnungen
• Lager für Ersatzteile – Produkte mit Kategorisierung, Seriennummern, Bezug zu Marken und Fahrzeugmodellen (Honda + weitere), reale Lagerbewegungen in Echtzeit
• Fahrzeug- und Modellerfassung – Marken, Modelle, Dokumente und Dateien zu jedem Fahrzeug, Verknüpfung mit Serviceaufträgen
• Honda-Monatsberichte – ein automatisiertes Ereignis generiert den kompletten Bericht für den Hersteller aus den Daten zu Verkauf, Service und Lagerbestand
• Reklamationen – separater Workflow mit Verknüpfung zum ursprünglichen Beleg und Status-Tracking
• CRM mit automatischer Vervollständigung aus Finstat – bei Eingabe der USt-IdNr. werden Firmendaten automatisch aus dem Finstat-Register ergänzt
• Serviceplanung – Kalenderplanung von Arbeitsplätzen und Mechanikern
• Service-Desk – interner Support, Erfassung von Vorfällen und Verfolgung der Lösung
• Tracking – Audit und Nachverfolgung von Änderungen im gesamten System