Cryomont s.r.o.

Über den Kunden

Cryomont s.r.o. ist ein spezialisiertes Technikunternehmen, das kryogene Anlagen (Tanks und Verteilungssysteme für Industriegase – Sauerstoff, Stickstoff, LNG) direkt bei industriellen Kunden liefert und wartet. Jeder Auftrag bedeutet die Installation einer konkreten Anlage am Abnahmeort des Kunden, eine langfristige Servicebeziehung mit regelmäßigen Wartungen und eine vollständige technische Dokumentation einschließlich verpflichtender Zertifikate und Atteste.

Die Herausforderung

Das Besondere am Geschäft von Cryomont ist die Kombination aus umfangreicher technischer Dokumentation und langfristiger Servicebeziehung – jede Anlage beim Kunden hat eine eigene Historie, Inspektionen und einen Lebenszyklus von Dokumenten:

• Erfassung Dutzender Anlagen bei verschiedenen Kunden und an unterschiedlichen Abnahmeorten erfolgte in Excel-Tabellen und Papierordnern ohne einheitlichen Überblick
• Wartungs- und Inspektionskalender – bei Hunderten von Anlagen wurden Termine manuell angemahnt, mit dem Risiko verpasster Wartungen und nicht erfüllter gesetzlicher Pflichten
• Technische und nicht-technische Dokumentation (Atteste, Protokolle, Schemata, Anleitungen) war auf verschiedene Ordner verteilt ohne Bezug zur konkreten Anlage
• Übergabedokumentation wurde bei jeder neuen Installation manuell zusammengestellt
• Kommerzieller Zyklus (Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung) lief in anderen Werkzeugen als der technische Teil – keine Verknüpfung zwischen Angebot, Anlage und Kunde
• Adressbuch der Firmenkunden wurde manuell eingegeben, ohne Anbindung an öffentliche Register

Die Lösung

Modulario implementierte ein System, das auf 20 verknüpften Datenstrukturen speziell für den Betreiber technischer Anlagen mit regelmäßiger Wartung aufgebaut ist:

• Kundenadressbuch mit automatischer Vervollständigung aus Finstat – bei Eingabe der USt-IdNr. werden die Firmendaten automatisch ergänzt; jeder Kunde hat verknüpfte Abnahmeorte und Anlagen
• Abnahmeorte – physische Standorte der Kunden, an denen Anlagen installiert sind, mit Adressen und Kontaktdaten
• Anlagen – komplette Erfassung jeder Anlage mit Typ, technischer Dokumentation, Auftragshistorie und Verknüpfung zum Abnahmeort
• Anlagentypen – Kategorisierung (kryogene Tanks, Verdampfer, Verteilungen) mit gemeinsamen Attributen
• Kalender für Wartungen, Inspektionen, Service – regelmäßige Termine für jede Anlage je nach Inspektionstyp, automatisch generierte Pläne und Erinnerungen
• Inspektionstypen – definiertes Verzeichnis (jährlich, fünfjährig, Druckprüfungen usw.) mit gesetzlichen Intervallen
• Aufträge mit Verknüpfung zur konkreten Anlage, Bestellung und kompletten Dokumentation
• Kommerzieller Zyklus – Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung in einem Workflow, verknüpft mit Anlage und Kunde
• Technische Dokumentation – Atteste, Zeichnungen, Schemata, Parameter – an die konkrete Anlage gebunden
• Nicht-technische Dokumentation – Verträge, Servicevereinbarungen, Korrespondenz
• Übergabedokumentation – komplettes Dokumentenpaket bei der Installation einer neuen Anlage
• Zertifikate und Atteste – zentrale Erfassung mit Ablaufterminen
• Dokumentenarchiv und Dokumentenkategorien – strukturiertes digitales Archiv mit Rollen und Berechtigungen
• Bankkonten – Erfassung für die Fakturierung