Lider Sp. z o. o.

Über den Kunden

Lider Sp. z o. o. ist ein polnischer Großhandel mit eigenem Lager, einem Netzwerk von Stammkunden und Lieferanten. Es arbeitet mit Hunderten von SKUs, chargenpflichtiger Ware (jede Lieferung hat eigene Chargen), individuellen Preislisten für Schlüsselkunden sowie Einkaufspreislisten von Lieferanten. Die Kommunikation mit Kunden erfolgt auf Polnisch, das interne Team arbeitet jedoch auch auf Slowakisch – das System musste daher vollständig zweisprachig sein.

Die Herausforderung

Lider wuchs schnell und stieß auf die typischen Schmerzen einer fragmentierten IT-Infrastruktur eines wachsenden B2B-Handels:

• Empfangene Aufträge kamen per E-Mail im PDF-Format – das Team übertrug sie manuell ins interne System, was täglich Stunden bedeutete und Fehler bei Mengen/Preisen verursachte
• Preislisten von Kunden und Lieferanten wurden in Excel gepflegt – bei Preisänderungen der Lieferanten wurden Margen manuell in Dutzenden von Dokumenten angepasst
• Chargenverwaltung ohne System – bei einer Reklamation konnte nicht nachvollzogen werden, aus welcher Lieferung die Ware stammte
• Lead-Kunden gingen zwischen E-Mails verloren – kein CRM, kein Aktivitäts-Tracking, keine automatische Vervollständigung von Firmendaten
• Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungsrechnungen, Kostenrechnungen in mehreren Werkzeugen ohne einheitlichen Überblick über Kosten und Umsätze
• Wareneingänge und Warenausgänge wurden manuell auf Papier erstellt, das Lager stimmte mit der Realität nur einmal monatlich überein

Die Lösung

Modulario lieferte 43 Datenstrukturen mit vollständiger polnisch-slowakischer Lokalisierung, die den gesamten kommerziellen Zyklus abdecken:

• OCR Przyjęte zamówienia (10 Transformationen) – der robusteste Teil des Systems; empfangene Aufträge werden direkt aus E-Mails geladen, OCR extrahiert Positionen, Preise, Mengen und erstellt einen Auftrag in Modulario ohne manuelles Übertragen
• Otrzymane wiadomości e-mail – integrierter E-Mail-Client mit Verknüpfung zu Kunden- und Auftragsdatensätzen
• CRM-Katalog mit automatischer Vervollständigung aus Bisnode – bei Eingabe der NIP (polnische USt-IdNr.) werden Firmendaten automatisch aus der polnischen Bisnode-Datenbank ergänzt
• Leady + Dokumenty leadów + Aktywności – komplette Sales-Pipeline mit Aktivitäten, Anlagen und Vervollständigung aus öffentlichen Registern
• Preislisten für Kunden und Lieferanten – separate Datenstrukturen mit Positionen, automatischen Margenberechnungen und Versionierung
• Towary + Ewidencja partii / Baliace Listy – Lager mit Chargenverwaltung und Verfolgung der Warenchargen, sodass bei einer Reklamation der Ursprung präzise nachvollzogen werden kann
• Wareneingänge (Przyjęcie Zewnętrzne) und Warenausgänge (Wydanie Zewnętrzne) – komplette Lagererfassung mit automatischen Lagerbewegungen
• Rechnungsportfolio – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Anzahlungsrechnungen (otrzymane und wystawione), Kostenrechnungen, Gutschriften (Noty kredytowe)
• Reklamationen mit Verknüpfung zum ursprünglichen Auftrag und zur Warencharge
• Berichte – Rechnungssummen, Kostensummen, Lieferscheinsummen, Auftragssummen für Live-Finanzübersicht
• Kategorisierungen – Produktkategorien, Einnahmen- und Ausgabenkategorien, MwSt.-Sätze, Verpackungseinheiten, Verpackungstypen