Cargo Wagon

Über den Kunden

Cargo Wagon ist ein Transportunternehmen, das im Straßen- und kombinierten Verkehr in Mitteleuropa tätig ist. Im Betrieb hat es eine eigene Flotte, ein Netzwerk von Subunternehmern und Dutzende von Stammkunden, die monatlich Hunderte von Belegen senden – von Eingangsrechnungen für Kraftstoffe über Servicerechnungen, Maut und Versicherungen bis hin zur Fakturierung an Kunden.

Die Herausforderung

Die Buchhaltungsabteilung verarbeitete Belege überwiegend manuell – einscannen, Daten ins Buchhaltungssystem übertragen, mit Auftrag abgleichen, ablegen. Bei Hunderten von Belegen monatlich war das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig:

• 1–2 Mitarbeiterinnen waren ausschließlich mit dem Übertragen von Belegen beschäftigt
• Häufige Fehler beim Übertragen von USt-IdNr., Beträgen und variablen Symbolen
• Papierbelege gingen zwischen Ordnern verloren
• Es gab keinen schnellen Überblick darüber, was bereits verarbeitet war und was nicht

Die Lösung

Modulario implementierte das Modul Belegerfassung mit OCR und KI-Klassifikator, das mit dem gesamten Buchhaltungs-Workflow verbunden ist:

• Automatische Datenerfassung aus PDF- und Papierbelegen (OCR + KI)
• Klassifizierung des Belegtyps – Eingangsrechnung, Gutschrift, Maut, Kraftstoff
• Automatischer Abgleich mit dem Auftrag anhand des variablen Symbols und des Betrags
• Kontroll-Workflow – der Sachbearbeiter genehmigt nur Belege, die die KI nicht mit Sicherheit zuordnen kann
• Archiv mit Suchfunktion – jeder Beleg in Sekunden gefunden