BBSK

Über den Kunden

Der Selbstverwaltungskreis Banská Bystrica (BBSK) ist eine Gebietskörperschaft mit Zuständigkeit in einem der größten slowakischen Kreise. Er verwaltet Dutzende von Organisationen im Gesundheitswesen, in der Sozialfürsorge, im Verkehr, in der Kultur und im Schulwesen. Monatlich werden Hunderte von Verträgen mit Lieferanten, Partnern und Beitragsorganisationen abgeschlossen – alle müssen die strengen Bedingungen der öffentlichen Verwaltung und die Veröffentlichung im CRZ erfüllen.

Die Herausforderung

BBSK musste papierbasierte und uneinheitliche Prozesse der Vertragsverwaltung durch eine moderne digitale Lösung ersetzen. Der ursprüngliche Prozess umfasste manuelle Dokumentenerstellung, physischen Versand zur Kommentierung, papierbasierte Finanzkontrolle und zeitaufwendige Veröffentlichung. Es fehlten Transparenz, Nachvollziehbarkeit und automatische Einhaltung von Fristen.

Die Lösung

Modulario implementierte ein umfassendes DMS, das den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abdeckt:

• Vertragsgenerierung aus Vorlagen mit automatischer Datenersetzung
• Kollaborativer DOCX-Editor direkt im Browser ohne Installationsbedarf
• Kommentierung durch die Rechtsabteilung mit der Möglichkeit, das Dokument zurückzugeben
• Mehrstufige ZFK – sequentielle Genehmigung mit Fragebogen
• Integration mit Fabasoft für qualifizierte elektronische Signaturen
• Anonymisierung und automatische Veröffentlichung im Zentralen Vertragsregister