E-TRAVEL.SK, s.r.o.

O klientovi

E-TRAVEL.SK, s.r.o. je slovenská cestovní agentura se sídlem ve Varíne, která připravuje pro své zákazníky programy na míru — od rezervace ubytování a dopravy přes tvorbu smluv až po finální vyúčtování. Centrálním pracovním nástrojem konzultantů byla Excel tabulka Rozpisy, která spojovala údaje o pracovnících, průvodcích a klientech. K tomu přistupoval účetní systém Omega a externí rezervační systém Bokun — všechny tři bez vzájemného automatizovaného propojení.

Výzva

Excel tabulka Rozpisy se stala úzkým hrdlem — duplicitní zadávání údajů, vysoká chybovost a žádný audit trail:

• Při každé změně v rozpisu se muselo manuálně aktualizovat několik buněk a tabulek
• Faktury, zálohové faktury a objednávky se generovaly ručně mimo Excel — bez propojení s rozpisem
• Objednávky z rezervační platformy Bokun se překlápěly do interní evidence ručně
• Data z účetnictví Omega nebyla synchronizována s rozpisy a fakturací
• Průvodci dostávali seznamy svých rozpisů e-mailem, které někdo musel manuálně připravit
• Doklady bylo potřeba vystavovat ve slovenštině i angličtině, což představovalo další ruční přepisování

Řešení

Modulario implementovalo systém pokrývající 10 use cases v rozsahu Příloha č. 3 Specifikace díla, s dodáním do 3 měsíců od podpisu smlouvy:

Funkční moduly

• Modul Rozpisy — původní Excel tabulka rozdělená na několik propojených datových struktur s validací vstupů, intuitivním tabulkovým i modálním zobrazením podle role (pracovník, průvodce) a možností odeslat e-mail průvodci s vybranými rozpisy
• Modul Faktury, zálohové faktury a objednávky — generování dokladů v pořadí Objednávka → Zálohová faktura → Faktura, párování dokladů k rozpisům, vystavení dokladu na základě označených řádků v rozpisech, drag & drop uspořádání položek, automatické doplňování údajů z číselníků
• Doklady ve dvou jazycích — generování ve slovenštině nebo angličtině
• Modul Číselníky — připravené z původního Excelu Rozpisy, s automatickou aktualizací závislých záznamů a kontrolou integrity
• Modul Grafy a statistiky — výběr časového období, generování reportů, export do PDF/Excel
• Modul E-maily — předdefinované textové šablony (až 10 různých typů), automatické přílohy, odeslání příjemci
• Management uživatelů a oprávnění — přístupy podle rolí

Externí integrace

• Omega — obousměrný automatizovaný přenos účetních dat s validací a řešením konfliktů
• Bokun — jednosměrná integrace (pouze objednávky) s automatickým stahováním objednávek do interního systému

Migrace a školení

• Migrace dat z původního systému (export, transformace, čištění, import) s ověřením integrity
• Školení obsluhy pro tým konzultantů