Cargo Wagon

O klientovi

Cargo Wagon je evropský lídr v pronájmu železničních vagonů, který spravuje tisíce vozů vyžadujících pravidelný servis a opravy. Tento provozní model generuje velký objem administrativy, zejména při zpracování faktur — ročně jich Cargo Wagon zpracovává více než 5 000, často v různých formátech a jazycích z více zemí.

Výzva

Původní proces zpracování faktur byl časově náročný a náchylný k chybám:

• Faktury bylo potřeba tisknout, ručně přepsat, přeložit a fyzicky distribuovat ke schválení
• Schvalovací proces zahrnoval více úrovní a manuální účtování
• Jeden zaměstnanec se plně věnoval pouze zpracování faktur — každá faktura zabrala v průměru 20 minut
• Občasné ztráty dokumentů vedly k problémům s dodržením termínů

Řešení

Implementovali jsme Modulario s kombinací OCR a AI, které kompletně automatizovalo proces zpracování přijatých faktur a dobropisů:

• AI OCR vytěžování — faktury a dobropisy přicházejí na dedikovaný email (faktury@cargowagon), AI je automaticky přečte a extrahuje dodavatele, data, částky, položky i DPH
• OCR s překlady — systém rozpoznává obsah dokumentů v různých jazycích a v případě potřeby je překládá
• Vícestupňový schvalovací workflow — vytěžený doklad jde do schvalovacího procesu se 2 až 5 stupni podle hodnoty a typu nákladu
• Přizvání konzultantů — schvalovatelé mohou k dokladu přizvat konzultanty (např. controlling, právní, dispečink), kteří dávají feedback, doplňují údaje a potvrzují správnost
• Přenos do externího účetnictví — po finálním schválení je doklad automaticky přenesen do účetního softwaru Pohoda přes XML export, kde už jen proběhne zaúčtování
• Refakturace — samostatný tok pro vyjmutí nákladů, které se přeúčtují dalšímu klientovi
• Vlastní účetní osnova a řady dokumentů — kategorie faktur, typy faktury, závěrečné texty pro dokladové výstupy
• Eliminace fyzické manipulace — celý proces probíhá digitálně, bez tisku či fyzické distribuce

Výsledky

• Časová úspora: zpracování jedné faktury se zkrátilo z 20 minut na 2 minuty
• Finanční úspora: 30 000 € ročně
• Investice a ROI: celková investice 32 000 €, návratnost 1 rok
• Bezchybnost procesu: eliminace ztrát dokumentů a chyb při manuálním zpracování

Implementace

Projekt byl realizován během 2 měsíců s dvoutýdenními iteracemi, které umožnily rychlé doladění funkcí. Součástí byla i integrace s účetním systémem a školení zaměstnanců.

Plány do budoucna

Na základě úspěchu projektu jsou v přípravě další fáze:

• Fáze 2: management cenových nabídek
• Fáze 3: logistika a sledování železničních vagonů