BBSK

O klientovi

Banskobystrický samosprávný kraj (BBSK) je územní samosprávou s působností v jednom z největších slovenských krajů. Spravuje desítky organizací ve zdravotnictví, sociální péči, dopravě, kultuře a školství. Měsíčně uzavírá stovky smluv s dodavateli, partnery i příspěvkovými organizacemi — všechny musí splňovat přísné podmínky veřejné správy, povinného zveřejňování v CRZ a interní finanční kontroly.

Výzva

BBSK potřeboval nahradit papírové a nejednotné procesy řízení smluv moderním digitálním řešením. Původní stav (AS IS) byl charakterizován:

• Neexistovala komplexní auditní stopa o dokumentech, ani záznam o zpracování připomínek
• Tvorba dokumentů byla volná — každý zaměstnanec k ní přistupoval jinak, bez standardizovaných šablon
• Neexistovalo automatizované nahrávání dokumentů do CRZ ani do registratorního systému Fabasoft
• Dostupné bylo pouze vyhledávání podle názvu nebo čísla dokumentu — bez fulltextového vyhledávání a metadat
• Proces připomínkování a schvalování smluv byl pomalý a neformální
• Chyběla možnost přidělovat úkoly (to-do) odvozené z dat v dokumentu

Řešení

Modulario dodalo cloudový DMS BBSK postavený na no-code platformě s ModularIO Schema Wizard, který pokrývá životní cyklus smlouvy i interního právního aktu v 8 fázích:

Životní cyklus smlouvy

1. Výběr druhu šablony — vícestupňový dotazník nebo rozhovor s AI chatbotem, který doporučí správnou šablonu
2. Příprava smlouvy — transformace šablony do DOCX s automatickým doplněním atributů, generování unikátního čísla ve tvaru BBSK/RRRR/000001 (dodatek jako BBSK/RRRR/000001-01), uzamknutí sledování revizí
3. Připomínkování smlouvy — kolaborativní DOCX editace přímo v prohlížeči více uživateli najednou, sledování změn a poznámek
4. Externí připomínkování — samostatná role s přístupem pouze k verzi bez interních připomínek
5. ZFK (Základní finanční kontrola) — paralelní schvalování napříč útvary, poslední schvalovatel finalizuje; podporováno ve dvou variantách (smlouvy bez VZ v jedné fázi, smlouvy s VZ ve dvou fázích)
6. Generování a podpis smlouvy — finální verze v PDF, podpis prostřednictvím registratorního systému Fabasoft s kvalifikovaným elektronickým podpisem
7. Smlouva po podpisu — označení data podpisu a účinnosti, nahrání podepsané .asice smlouvy
8. Anonymizace a zveřejnění v CRZ — automatické odeslání do crz.gov.sk přes integrační rozhraní s metadaty

Životní cyklus interního právního aktu

Paralelní agenda s vlastními šablonami, schvalováním a seznamováním zaměstnanců s aktem — včetně evidence kdo a kdy byl seznámen.

Technická architektura

• Cloudové prostředí provozované přes Terraform (IaC) — rychlé migrace a škálování
• Stack: Docker + Docker Compose, Nginx, Redis 7, MongoDB 6, PostgreSQL 15, Keycloak 23, React 18 + Next 14, FeathersJS 5
• Auditní stopa — kompletní historie změn, časová osa životního cyklu (timeline) každého dokumentu, návrat k předchozím verzím
• Fulltextové vyhledávání + vyhledávání podle metadat + jejich kombinace
• Dashboardy pro potřeby manažerského reportingu

Externí integrace

• CRZ (crz.gov.sk) — automatické zveřejnění smlouvy s přílohami a metadaty
• Fabasoft — kvalifikovaný elektronický podpis a registratura
• SharePoint — propojení s existujícími dokumenty a týmy BBSK
• Microsoft 365 — integrace s dalšími aplikacemi balíku
• Power BI — analytické reporty nad daty DMS