Aloquence s.r.o.

O klientovi

Aloquence s.r.o. je distributor zdravotnického materiálu se širokým sortimentem komponent, který dodává zboží zákazníkům z různých průmyslových odvětví, státních institucí a univerzit. Staví svoji pozici na kvalitě, rychlé dostupnosti skladových položek a přesné stopovatelnosti zboží přes sériová čísla a šarže. Spolupracuje s desítkami dodavatelů, expeduje přes několik kurýrů a fakturuje i v cizích měnách.

Výzva

Aloquence před nasazením Modularia pracoval na ekonomickém softwaru Money S3 doplněném o Excel (cenové kalkulace), Word (cenové nabídky, dokumentace) a e-mailovou komunikaci — bez automatického propojení. Externí účetní firma dostávala doklady fyzicky, což bránilo rychlému nahlédnutí na straně Aloquence:

• Manuální přepisování údajů z přijatých faktur a dodacích listů do Money S3 zpomalovalo finance a generovalo chyby
• Poptávky od zákazníků, cenové nabídky, zakázky a faktury byly vedeny v různých nástrojích — bez jednotného toku
• U klíčového dodavatele SIOT se denně měnila dostupnost zboží a ceny, ale aktualizace se prováděly manuálně — vznikaly nesoulady mezi nabídkou a skutečnou dostupností
• Skladové operace (příjem, výdej, převodky mezi provozovnami) bez digitální evidence šarží, sériových čísel a expirací zboží
• Money S3 omezuje délku názvu produktu, což komplikovalo identifikaci položek
• Při dodávkách do zahraničí se používal jeden pevný kurz místo aktuálního NBS, což zkreslovalo účetnictví
• Komunikace s více kurýry (Chameleoon a další) probíhala manuálně mimo systém
• Účetní přehledy, cash flow, rentabilita zákazníků, obrat dodavatelů a vývoj marže chyběly v reálném čase

Řešení

Modulario dodalo komplexní ERP postavený na propojených datových strukturách a automatizovaných událostech, který nahradil Money S3 a kancelářské workaroundy:

• OCR + AI vytěžování přijatých dokladů — systém přímo stahuje přijaté e-maily s přílohami; OCR + AI import vytěžuje zakázky i doklady (Import OCR Zakázky, Import OCR Doklady, Položky přijatých dokladů) a eliminuje manuální přepisování
• Komerční cyklus — poptávka → cenová nabídka → zakázka → vystavená faktura (včetně zálohové faktury, dobropisu a daňového dokladu) v jednom toku s položkami a výpočtem DPH
• Sklad s více provozovnami — sklady, provozovny, lokace, skladové pohyby, převodky, šarže, sériová čísla a expirace pro přesnou stopovatelnost, plus rezervace zboží při přijatých objednávkách
• Cizí měny s NBS kurzem — fakturace ve více měnách (EUR, USD, GBP) s propojením na aktuální kurzový lístek NBS
• Expedice s integrací kurýrů — Chameleoon a další kurýři, evidence způsobů dodání přímo z dokladu, podpora částečných dodání
• Adresář dodavatelů a zákazníků — kontaktní osoby, bankovní účty dodavatelů, způsoby úhrady, dohodnuté ceny a podmínky
• Účetní evidence — vystavené faktury, přijaté faktury, daňové doklady, dobropisy, zálohové faktury, bankovní účty s pohyby a cash flow; doklady připravené na elektronický přenos účetní firmě
• Analytické dashboardy — reporty výkonnosti prodejců, největší zákazníci, obrat, marže a zůstatky zboží
• Service desk a videonávody — interní podpora a školicí materiály přímo v systému