PM Stahl s.r.o.

О клиенте

PM Stahl s.r.o. — словацкая компания, специализирующаяся на командировании работников — как ИП, так и сотрудников — на строительные и металлургические проекты в Германии. Управляет десятками работников на местах с разными квалификациями (сварочные сертификаты, специальные обучения, спецодежда), назначает им служебные автомобили, проживание и отслеживает работу на конкретных проектах. Работает одновременно со словацким и немецким законодательством.

Задача

Специфика PM Stahl — работа в регулируемой трансграничной среде, где каждый командированный работник требует серии обязательных документов и отчётов для обеих стран:

• Документы A1, Freistellung, Доверенности на автомобиль оформлялись вручную в Word — для 50+ работников это означало дни администрирования в месяц и риск ошибок в датах и данных
• Ежемесячные немецкие отчёты по часам (Stundennachweis, Stundenauflistung) компилировались вручную из бумажных листов работников — повторяющиеся ошибки при переписывании часов
• Планирование проектов и работников велось в Excel — при изменении проекта приходилось вручную обновлять, кто где находится
• Квалификации и сертификаты (сварочные экзамены, обучения по охране труда, лицензии ИП) — отсутствовал централизованный обзор с предупреждениями об истечении
• Автопарк — кто какой автомобиль закреплён, где он, в каком состоянии, доверенности
• Проживание работников в Германии решалось через почту без обзора расходов
• Сообщения об отсутствии (больничные, отпуска, отгулы) без цифрового учёта — сложный пересчёт в немецкие отчёты

Решение

Modulario поставило 38 структур данных, разработанных специально для трансграничного HR и проектного бизнеса:

• Работник — комплексный профиль с личными данными, несколькими адресами, платёжными реквизитами, квалификациями и регистрацией ИП
• Трудовые договоры и договоры с ИП включая шаблоны договоров с автоматической генерацией — Договор подряда работника, Трудовой договор работника, Шаблоны договоров
• Документы A1 с автоматизированным workflow — события управляют статусом A1 (заявка → выдан → истечение)
• Freistellung — немецкий документ об освобождении от налога с учётом текущих проектов и условий
• Stundennachweis и Stundenauflistung — автоматизированная генерация немецких ежемесячных отчётов по часам прямо из учёта работы на местах
• Планирование проектов и работников — кто, где, когда, с какими квалификациями; связь с регистрацией ИП
• На объекте — ежедневный учёт, где работник реально работает, со связью с квалификациями
• Загрузка данных из GPS — автоматизированный импорт из GPS-трекеров автомобилей для точных отчётов по часам и местоположению
• Автомобили + Доверенности + Назначение группам — полное управление служебным автопарком включая фотографии и историю записей
• Проживание работников в Германии с расходами и периодами
• Квалификации, Сертификаты, Обучения, Сварочные сертификаты, Лицензии ИП с предупреждениями об истечении
• Выданная спецодежда и Инструменты — кто что получил, когда нужно вернуть/заменить
• Отсутствие — централизованное сообщение о больничных, отпусках и отгулах с подключением к отчётам
• Уведомления и Напоминания — автоматизированные напоминания об истечении документов, окончаниях проектов, возврате одежды
• Калькуляции и Расходы проекта — финансовый обзор рентабельности каждого проекта
• История записей — журнал аудита по всей системе