Aloquence s.r.o.

Il cliente

Aloquence s.r.o. è un grossista con magazzino proprio e una rete di filiali, che fornisce merci a clienti B2B e B2C. Lavora con decine di fornitori, centinaia di SKU ed elabora ogni mese un grande volume di fatture passive e bolle di consegna. Per la tracciabilità precisa della merce utilizza numeri di serie e lotti, mentre la spedizione avviene tramite vari corrieri.

La sfida

Prima dell’implementazione di Modulario, Aloquence affrontava i problemi tipici di un commercio all’ingrosso in crescita:

• La trascrizione manuale dei dati dalle fatture passive e dai documenti nel sistema contabile rallentava l’amministrazione finanziaria e generava errori
• Richieste dei clienti, preventivi, ordini e fatture erano gestiti in strumenti diversi, senza un flusso unificato
• Operazioni di magazzino (entrate, uscite, trasferimenti tra filiali) prive di registrazione digitale di lotti e numeri di serie
• La comunicazione con più corrieri (Chameleoon e altri) avveniva manualmente fuori dal sistema
• Riepiloghi contabili e cash flow non erano disponibili in tempo reale

La soluzione

Modulario ha fornito un ERP completo basato su strutture dati interconnesse ed eventi automatizzati, che copre l’intero ciclo commerciale:

• Estrazione OCR dei documenti ricevuti — Aloquence importa direttamente nel sistema le e-mail con allegati ricevute; l’import OCR estrae ordini e documenti (Import OCR Ordini, Import OCR Documenti, Voci dei documenti ricevuti) ed elimina la trascrizione manuale
• Ciclo commerciale — richiesta → preventivo → ordine → fattura emessa (incluse acconto, nota di credito, documento fiscale) in un unico flusso con voci e calcolo dell’IVA
• Magazzino con più filiali — magazzini, filiali, ubicazioni, movimenti di magazzino, trasferimenti, lotti e numeri di serie per una tracciabilità precisa
• Spedizione con integrazione corrieri — corrieri Chameleoon e gestione delle modalità di consegna direttamente dal documento
• Rubrica fornitori e clienti — persone di contatto, conti bancari dei fornitori, modalità di pagamento
• Registrazione contabile — fatture emesse, fatture passive, documenti fiscali, note di credito, fatture di acconto, conti bancari con movimenti e cash flow
• Statistiche e fatturato dei venditori — report sulle prestazioni dei venditori e panoramica statistica
• Service desk e video tutorial — supporto interno e materiali formativi direttamente nel sistema