P2P

Mi a P2P?

A P2P (Procure-to-Pay) egy end-to-end üzleti folyamat, amely magában foglalja a beszerzési ciklus összes lépését — a vállalaton belüli első vásárlási igénytől a szállítói számla végleges kifizetéséig. A P2P folyamat tipikus fázisai:

1. Purchase Requisition (PR) — belső vásárlási igény (pl. az osztálynak irodaszerekre van szüksége)
2. Jóváhagyás — az összeghatártól függően a vezető / pénzügyi igazgató dönt
3. Purchase Order (PO) — hivatalos megrendelés a szállítónak
4. Szállítás és átvétel (GRN — Goods Received Note) — a bevételezés nyilvántartása
5. Számla fogadása
6. Háromoldalú egyeztetés (Three-way match) — a PO, GRN és számla összehasonlítása (árban és mennyiségben egyezniük kell)
7. Számla jóváhagyása kifizetésre
8. Fizetés (jellemzően SEPA-átutalás)

Egy magyar középvállalatnál a P2P jellemzően fel van osztva a beszerzési osztály (PO Excelben), a raktár (GRN papíron) és a könyvelés (számlák a könyvelési szoftverben) között — nagy manuális átírási és hibalehetőséggel.

Mikor alkalmazható

A P2P automatizálása kulcsfontosságú magasabb vásárlási frekvenciánál (kb. 100 PO/hó felett) vagy szabályozott ágazatokban (közszféra, gyógyszeripar, egészségügy), ahol kötelező a teljes körű auditálhatóság.

Kapcsolódó fogalmak

• O2C — az értékesítési oldal P2P-tükörképe. Lásd: /hu/szotar/o2c.
• e-Invoice — strukturált számla, amely a P2P-t nagymértékben automatizálja. Lásd: /hu/szotar/e-invoice.
• Dokumentumkinyerés — MI-alapú kinyerés PDF-számlákból. Lásd: /hu/szotar/vytazovanie-dokladov-pojem.

A Modulario-ban

A Modulario Beszerzés modulja lefedi a P2P folyamatot a PR-től a PO-n át a Számlázással és a Könyveléssel való háromoldalú egyeztetésig. Az MI-alapú Dokumentumkinyerés automatikusan olvassa a beérkező PDF-számlákat és összehasonlítja azokat a PO-val.

A Modulario-ban a vásárlási igény összeghatár szerint jóváhagyási workflow-n megy keresztül (pl. 500 € alatt az osztályvezető hagyja jóvá, 5 000 € felett a pénzügyi igazgató). Jóváhagyás után automatikusan megrendelés generálódik a szállítónak, a rendszer e-mailben elküldi és nyitott kötelezettségként tartja nyilván. A beérkező számla automatikusan párosodik a PO-val a háromoldalú egyeztetésen keresztül.

A digitalizált P2P előnyei: 60-80%-os hibaarány-csökkentés, a számla jóváhagyásának felgyorsítása 15 napról 2 napra és a korai fizetési kedvezmények jobb kihasználása. A vállalati beszerzési osztályok a spend under management mutatót is mérik — az irányított folyamatban lévő kiadások aránya a szabad vásárlással szemben.