PM Stahl s.r.o.

O klientovi

PM Stahl s.r.o. je slovenská rodinná firma zaoberajúca sa priemyselnou montážou v oblasti oceľových konštrukcií s 10–12 internými zamestnancami a sieťou 27 externých montérov pracujúcich na turnusovej báze na stavbách v Nemecku. Firma manažuje pracovníkov s rôznymi kvalifikáciami (zváračské certifikáty, špeciálne školenia, pracovné odevy), prideľuje im služobné vozidlá, ubytovanie a sleduje výkon na konkrétnych projektoch. Pracuje so slovenskou aj nemeckou legislatívou súčasne.

Výzva

PM Stahl pred Modulariom kombinoval Excel, Alpha+, WhatsApp a Google Calendar — nástroje, ktoré sa nedokázali pri turnusovej cezhraničnej montáži dohovoriť. Špecifikum biznisu je práca v regulovanom cezhraničnom prostredí, kde každý vyslaný pracovník vyžaduje sériu povinných dokumentov a výkazov pre obe krajiny:

• Dokumenty A1 (potvrdenie o sociálnom zabezpečení), Freistellungsbescheinigung (nemecké oslobodenie od zrážkovej dane), Splnomocnenia na vozidlo sa vystavovali ručne v Worde — pre desiatky pracovníkov to znamenalo dni administratívy mesačne a riziko chýb v dátumoch a údajoch
• Mesačné nemecké výkazy hodín (Stundennachweis, Stundenauflistung) sa kompilovali ručne z papierových harkov pracovníkov — opakované chyby pri prepisovaní hodín
• Plánovanie projektov a pracovníkov prebiehalo v Exceloch — pri zmene turnusu sa muselo manuálne aktualizovať, kto kam ide a kto sa vracia
• Kvalifikácie a certifikáty (zváračské skúšky, školenia BOZP, živnostenské listy) chýbal centrálny prehľad s upozorneniami pred expiráciou
• Vozidlový park — kto má pridelené ktoré auto, kde je, aký má stav, splnomocnenia
• Ubytovanie pracovníkov v Nemecku sa riešilo cez WhatsApp a maily bez prehľadu o nákladoch
• Hlásenia neprítomnosti (PN, dovolenky, voľna) bez digitálnej evidencie — zložitý prepočet do nemeckých výkazov
• Sklad náradia a zváračiek — žiadny prehľad o tom, kto má aké náradie a kde sa nachádza

Riešenie

Modulario dodalo 38 dátových štruktúr špecificky navrhnutých pre cezhraničný HR a projektový biznis:

• Pracovník — komplexný profil s osobnými údajmi, viacerými adresami, platobnými údajmi, kvalifikáciami a živnosťou/registráciou
• Pracovné a živnostenské zmluvy vrátane šablón zmlúv s automatickým generovaním — Pracovník Zmluva o dielo, Pracovník pracovná zmluva, Šablóny zmlúv
• A1 dokumenty s automatizovaným workflow — udalosti spravujú stav A1 (žiadosť → vystavený → expirácia)
• Freistellung — nemecký dokument o oslobodení od dane s evidenciou aktuálnych projektov a podmienok
• Stundennachweis a Stundenauflistung — automatizované generovanie nemeckých mesačných výkazov hodín priamo z evidencie práce v teréne
• Plánovanie projektov a pracovníkov — kto, kde, kedy, s akými kvalifikáciami; väzba na živnosť a registráciu
• V teréne — denná evidencia kde pracovník reálne pracuje, s prepojením na kvalifikácie
• Načítanie dát z GPS — automatizovaný import z GPS lokátorov vozidiel pre presné výkazy hodín a polohy
• Vozidlá + Splnomocnenia + Pridelovanie skupinám — kompletná správa služobného parku vrátane fotografií a histórie záznamov
• Ubytovanie pracovníkov v Nemecku s nákladmi a obdobiami
• Kvalifikácie, Certifikáty, Školenia, Zváračky, Živnostenské listy s upozorneniami pred expiráciou
• Vydané pracovné odevy a Náradie — kto čo dostal, kedy treba vrátiť/vymeniť
• Neprítomnosť — centrálne hlásenie PN, dovoleniek a voľna s napojením na výkazy
• Notifikácie a Upozornenia — automatizované pripomienky 30, 7 a 1 deň pred expiráciou dokumentov (občiansky preukaz, vodičský preukaz, zdravotný preukaz, A1 formuláre, Freistellung), s konfiguráciou až 3 príjemcov pre každú notifikáciu
• Sklad náradia a zváračiek — Náradie, Zváračky, Číselník Pracovných Pomôcok a História záznamov pre sledovanie, kto má aké náradie pridelené
• Kalkulácie, Ponuky a Náklady projektu — finančný prehľad rentability každého projektu, zmluvná cena, zálohy (Summár Abschlag)
• História záznamov — audit log naprieč systémom (created_at, created_by, modified_at, modified_by)

Bezpečnosť, role a GDPR

• GDPR filter — všetky prehľady pracovníkov sú štandardne skryté, zobrazenie osobných údajov je podmienené zadaním vyhľadávacích kritérií, každé vyhľadávanie sa loguje do denníka udalostí, dáta sú uložené výhradne v EÚ
• Granulárne role (RBAC): Jednatel (plný prístup), Technik (projekty, náradie, vozidlá), Backoffice (HR, financie, zmluvy), Montér (prístup len k vlastným záznamom — prítomnosti, Stundennachweis, pridelenému náradiu)
• Dvojfaktorová autentifikácia pre manažérske roly
• OCR/AI extrakcia — skenovanie/fotografia občianskeho preukazu, A1 formulára a iných dokumentov s automatickým extrahovaním údajov