Cryomont s.r.o.

O klientovi

Cryomont s.r.o. je špecializovaná technická spoločnosť pôsobiaca v plynárenstve a inštalácii vyhradených technických zariadení — kryogénnych zásobníkov a rozvodov pre priemyselné plyny (kyslík, dusík, LNG) — priamo u priemyselných zákazníkov vrátane dlhoročných projektov v nemocniciach. Cryomont má približne osem kmeňových zamestnancov, využíva širší tím živnostníkov a každá zákazka znamená inštaláciu konkrétneho zariadenia na odberné miesto klienta, dlhodobý servisný vzťah s pravidelnými revíziami a kompletnú technickú dokumentáciu vrátane povinných certifikátov a atestov.

Výzva

Špecifikum biznisu Cryomontu je kombinácia ťažkej technickej dokumentácie a dlhodobého servisného vzťahu — každé zariadenie u zákazníka má vlastnú históriu, prehliadky a životný cyklus dokumentov. K tomu sa pridáva zákonná povinnosť držať papierové archívy projektov, revíznej činnosti a všetkých súvislostí s vyhradenými technickými zariadeniami:

• Chýbajúci ucelený systém — zákazníci, ceny, ponuky a protokoly sa spravovali manuálne, bez prepojenia
• Nezorganizované dátové úložiská — evidencia bežala na niekoľkých počítačoch, ktoré neboli prepojené
• Kalendár revízií a prehliadok sa viedol manuálne, s rizikom zameškania revízie a nesplnenia legislatívnej povinnosti — najmä pri dlhoročných projektoch (napr. v nemocniciach), kde sa po rokoch začínajú revízie a opravy a sledovanie dokumentácie hromadou papierov stráca prehľad
• Technická a netechnická dokumentácia (atesty, protokoly, schémy, návody) bola roztrúsená v rôznych zložkách bez väzby na konkrétne zariadenie
• Odovzdávacia dokumentácia sa skladala manuálne pri každej novej inštalácii
• Komerčný cyklus (dopyt → cenová ponuka → objednávka → faktúra) bol vedený v iných nástrojoch ako technická časť — žiadne prepojenie ponuky so zariadením a klientom
• Komunikácia so zákazníkmi prebiehala výhradne mailom, po požiadavke nasledovala obhliadka a manuálne vystavenie cenovej ponuky
• Adresár firemných zákazníkov sa zadával manuálne, bez napojenia na verejné registre
• Kontroly a audity — z dôvodu neusporiadanej dokumentácie vznikali problémy pri pravidelných kontrolách

Riešenie

Modulario nasadilo systém postavený na 21 prepojených dátových štruktúrach špecificky pre prevádzkovateľa technických zariadení s pravidelným servisom. Pre všetky kľúčové štruktúry sa zaznamenáva história zmien:

• Adresár zákazníkov s napojením na Finstat — pri zadaní IČO sa automaticky doplnia údaje o firme; každý zákazník má prepojené odberné miesta a zariadenia
• Odberné miesta — fyzické lokality zákazníkov, kde sú zariadenia inštalované, s adresami a kontaktnými údajmi
• Zariadenia — kompletná evidencia každého zariadenia s typom, dátumom inštalácie, technickou a netechnickou dokumentáciou, históriou zákaziek a väzbou na odberné miesto
• Typy zariadení — kategorizácia so spoločnými atribútmi
• Kalendár revízií — manuálne spravovaný kalendár prepojený so zariadeniami a adresárom; systém automaticky vypočíta dátum najbližšej prehliadky (posledná prehliadka + 365 dní) a umožňuje nastaviť pripomienky. Stavy: Požadovaná, Dohodnutá, Zamietnutá, Zrealizovaná
• Zákazky s unikátnym číslom (napr. Z250001), interná poznámka, cena, dátumy založenia, požadovaného ukončenia a ukončenia. Stavy: Prijatá, Rozpracovaná, V realizácii, Ukončená, Vyfaktúrovaná, Zaplatená, Zrušená
• Komerčný cyklus — Dopyt (D250001) → Cenová ponuka (CP250001) → Objednávka (OBJ250001) → Faktúra v jednom toku, prepojený so zariadením a zákazníkom
• Technická a netechnická dokumentácia — atesty, výkresy, schémy, parametre, zmluvy, korešpondencia — viazané na konkrétne zariadenie alebo zákazku
• Odovzdávacia dokumentácia — kompletný balík dokumentov pri inštalácii nového zariadenia
• Certifikáty a atesty — centrálna evidencia s expiračnými termínmi
• Faktúry s typom (Úplná, Zádržná) a stavmi (Neuhradená, Čiastočne uhradená, Uhradená)
• Úložisko dokumentov a kategórie dokumentov — štruktúrovaný digitálny archív
• Účty, používatelia a roly — Manažment (plný prístup) a Technici (vidia len im pridelené položky v Kalendári revízií a Úložisku dokumentov)
• Nástenka — prehľad novo prijatých zákaziek a najbližšieho servisu/revízie v aktuálnom mesiaci