EVE Clinic

O klientovi

EVE Clinic (eveclinic, s.r.o., Bratislava) je súkromná zdravotná klinika poskytujúca komplexnú ambulantnú a estetickú starostlivosť — od konzultácií cez plánované zákroky (vrátane jednodňovej zdravotnej starostlivosti s anestéziou) až po pooperačné kontroly. Tím lekárov, kozmetičiek a sestier sprevádza pacienta od prvého kontaktu cez zákrok až po follow-up. S rastúcim počtom pacientov klinika narazila na strop — administratívne procesy ju brzdili viac než kapacita ordinácií.

Výzva

Recepcia, lekári a sestry pracovali so zmesou papierových kariet, PlanFy kalendára pre rezervácie a samostatných systémov pre fakturáciu. Pacient ani personál nemali jeden prehľad o histórii a 360° kontext klienta:

• Termíny sa zaznamenávali v PlanFy a Exceli, papierové dotazníky a informované súhlasy sa tlačili a zakladali do šanónov
• Pre každý zákrok existoval iný formulár (informované súhlasy pre laser, sterilizáciu, botulotoxín, anestéziu, vazektómiu, kyseliny a ďalšie) — všetko papierovo, často trojjazyčne (SK/EN/DE) podľa pacienta
• Lekár pri ďalšej návšteve ručne prelistovával celú kartu — bez okamžitého prístupu k predošlým konzultáciám, fotodokumentácii a histórii hovorov
• Cenové plány, dohody o zálohe, zálohové faktúry, finálne faktúry a dobropisy sa spravovali oddelene
• Predoperačné vyšetrenia pre zákroky s anestéziou (povinný termín minimálne 14 dní pred zákrokom) sa sledovali ručne
• Telefonické hovory a call centrum (technologicky Swan ústredňa + AdWeb CZ) neboli prepojené s kartou pacienta
• Bankové úhrady sa párovali ručne — bez prepojenia na Tatrabanku a Slovenskú sporiteľňu
• Pri pooperačných protokoloch sa šarža aplikovaného materiálu lepila ako samolepiace štítky na samostatný papier

Riešenie

Modulario poskytlo cloudovú aplikáciu na AWS s podporou viacpoužívateľského prístupu, GDPR a ISO/IEC 27001 štandardom — pokrývajúcu celý proces od rezervácie cez konzultáciu až po fakturáciu, s prepojením na existujúce externé systémy kliniky:

Procesné moduly

• 360° pohľad na pacienta — po výbere klienta sa zobrazia všetky aktuálne aj historické termíny, konzultácie, cenové plány, dokumenty, platby, pooperačné protokoly, kontroly po zákrokoch a záznamy z hovorov na jednom mieste
• Registrácia pacienta a dotazník — predvyplnenie z PlanFy rezervácie cez integráciu, anamnéza, alergie, história zákrokov, podpis na tablete
• Informované súhlasy a GDPR — elektronické vypĺňanie a podpisovanie dokumentov na tablete, ukladanie ako PDF s časovou pečiatkou a identitou podpisujúceho, 3 jazykové verzie SK/EN/DE s rôznym vizuálom podľa typu zákroku
• Konzultačný list — predvyplnené údaje, šablóna „kostry” textu, výber viacerých ošetrení súčasne, fotodokumentácia stavu pred zákrokom
• Cenový plán, dohoda o zálohe a fakturácia — automatické generovanie cenového plánu z cenníka a zákrokov, dohoda o cene zákroku so zálohou (predvolená 200 €), zálohová faktúra, finálna faktúra a dobropis — všetko prepojené s pacientom a zákrokom
• Predoperačné vyšetrenia — termín minimálne 14 dní pred zákrokom, automatické farebné zvýraznenie a notifikácie pri blížiacom sa termíne
• Zmluva o jednodňovej zdravotnej starostlivosti — plus informovaný súhlas s anestéziou a poučenie pacienta
• Pooperačný (operačný) protokol — popis priebehu a výsledku zákroku, predpripravený podpis s odtlačkom pečiatky lekára, digitálna evidencia šarže aplikovaného materiálu namiesto samolepiacich štítkov
• Kontroly po zákroku — jednoduchá evidencia (dátum, poznámka, fotodokumentácia, podpis pacienta) viazaná na konzultáciu
• Express ošetrenia — samostatná agenda pre rýchle aplikácie (botulotoxín, kyseliny, laser) s číselníkom lokalít v oblasti tváre a sledovaním objemu prípravkov

Integrácie

• PlanFy — plánovací kalendár s rezerváciou termínov a SMS notifikáciami, predvyplnenie údajov klienta z webovej rezervácie
• AdWeb CZ + Swan ústredňa — prepojenie call centra s kartou pacienta, telefónne číslo v medzinárodnom formáte ako jedinečný identifikátor, evidencia úspešných, neúspešných aj zmeškaných hovorov
• Tatrabanka + Slovenská sporiteľňa — bankové API pre automatické párovanie úhrad, farebné notifikácie pre blížiace sa splatnosti a chýbajúce platby
• E-mail brána (SMTP) — odosielanie dokumentov a notifikácií klientom

Bezpečnosť a prevádzka

• Cloudové prostredie AWS v EÚ, automatické zálohy v 24h intervaloch
• Súlad s GDPR (EÚ 2016/679) — logovanie každého prístupu k osobným údajom, šifrovanie citlivých údajov (rodné číslo, zdravotné informácie)
• ISO/IEC 27001 štandardy
• Granulárne role — Recepcia, Asistentka, Lekár/Kozmetička, Manažér, Administrátor (každá rola vidí len to, čo má vidieť — lekár napr. iba vlastné konzultačné listy)
• Historizácia zmien minimálne po dobu 5 rokov (kto, kedy, čo upravil)
• Po podpise dokumentu nemožno editovať jeho obsah (len storno / nová verzia)
• Technická podpora AMCEF počas pracovných dní 8:00 – 16:00