E-TRAVEL.SK, s.r.o.

O klientovi

E-TRAVEL.SK, s.r.o. je slovenská cestovná agentúra so sídlom vo Varíne, ktorá pripravuje pre svojich zákazníkov programy na mieru — od rezervácie ubytovania a dopravy cez tvorbu zmlúv až po finálne vyúčtovanie. Centrálnym pracovným nástrojom konzultantov bola Excel tabuľka Rozpisy, ktorá spájala údaje o pracovníkoch, sprievodcoch a klientoch. K tomu pristupoval účtovný systém Omega a externý rezervačný systém Bokun — všetky tri bez vzájomného automatizovaného prepojenia.

Výzva

Excel tabuľka Rozpisy sa stala úzkym hrdlom — duplicitné zadávanie údajov, vysoká chybovosť a žiadny audit trail:

• Pri každej zmene v rozpise sa muselo manuálne aktualizovať viacero buniek a tabuliek
• Faktúry, zálohové faktúry a objednávky sa generovali ručne mimo Excelu — bez prepojenia s rozpisom
• Objednávky z rezervačnej platformy Bokun sa preklápali do internej evidencie ručne
• Dáta z účtovníctva Omega neboli synchronizované s rozpismi a fakturáciou
• Sprievodcovia dostávali zoznamy svojich rozpisov e-mailom, ktoré niekto musel manuálne pripraviť
• Doklady bolo potrebné vystavovať v slovenčine aj angličtine, čo predstavovalo ďalšie ručné prepisovanie

Riešenie

Modulario implementovalo systém pokrývajúci 10 use cases v rozsahu Príloha č. 3 Špecifikácia diela, s dodaním do 3 mesiacov od podpisu zmluvy:

Funkčné moduly

• Modul Rozpisy — pôvodná Excel tabuľka rozdelená na viacero prepojených dátových štruktúr s validáciou vstupov, intuitívnym tabuľkovým aj modálnym zobrazením podľa role (pracovník, sprievodca) a možnosťou odoslať e-mail sprievodcovi s vybranými rozpismi
• Modul Faktúry, zálohové faktúry a objednávky — generovanie dokladov v poradí Objednávka → Zálohová faktúra → Faktúra, párovanie dokladov k rozpisom, vystavenie dokladu na základe označených riadkov v rozpisoch, drag & drop usporiadanie položiek, automatické dopĺňanie údajov z číselníkov
• Doklady v dvoch jazykoch — generovanie v slovenčine alebo angličtine
• Modul Číselníky — pripravené z pôvodného Excelu Rozpisy, s automatickou aktualizáciou závislých záznamov a kontrolou integrity
• Modul Grafy a štatistiky — výber časového obdobia, generovanie reportov, export do PDF/Excel
• Modul E-maily — preddefinované textové šablóny (až 10 rôznych typov), automatické prílohy, odoslanie príjemcovi
• Manažment používateľov a oprávnení — prístupy podľa rolí

Externé integrácie

• Omega — obojsmerný automatizovaný prenos účtovných dát s validáciou a riešením konfliktov
• Bokun — jednosmerná integrácia (len objednávky) s automatickým sťahovaním objednávok do interného systému

Migrácia a školenie

• Migrácia dát z pôvodného systému (export, transformácia, čistenie, import) s overením integrity
• Školenie obsluhy pre tím konzultantov