BBSK

O klientovi

Banskobystrický samosprávny kraj (BBSK) je územnou samosprávou s pôsobnosťou v jednom z najväčších slovenských krajov. Spravuje desiatky organizácií v zdravotníctve, sociálnej starostlivosti, doprave, kultúre a školstve. Mesačne uzatvára stovky zmlúv s dodávateľmi, partnermi aj príspevkovými organizáciami — všetky musia spĺňať prísne podmienky verejnej správy, povinného zverejňovania v CRZ a internej finančnej kontroly.

Výzva

BBSK potreboval nahradiť papierové a nejednotné procesy riadenia zmlúv moderným digitálnym riešením. Pôvodný stav (AS IS) bol charakterizovaný:

• Neexistovala komplexná auditná stopa o dokumentoch, ani záznam o spracovaní pripomienok
• Tvorba dokumentov bola voľná — každý zamestnanec k nej pristupoval inak, bez štandardizovaných šablón
• Neexistovalo automatizované nahrávanie dokumentov do CRZ ani do registratúrneho systému Fabasoft
• Dostupné bolo len vyhľadávanie podľa názvu alebo čísla dokumentu — bez fulltextového vyhľadávania a metadát
• Proces pripomienkovania a schvaľovania zmlúv bol pomalý a neformálny
• Chýbala možnosť prideľovať úlohy (to-do) odvodené z dátumov v dokumente

Riešenie

Modulario dodalo cloudový DMS BBSK postavený na no-code platforme s ModularIO Schema Wizard, ktorý pokrýva životný cyklus zmluvy aj interného právneho aktu v 8 fázach:

Životný cyklus zmluvy

1. Výber druhu šablóny — viacstupňový dotazník alebo rozhovor s AI chatbotom, ktorý odporučí správnu šablónu
2. Príprava zmluvy — transformácia šablóny do DOCX s automatickým doplnením atribútov, generovanie unikátneho čísla v tvare BBSK/RRRR/000001 (dodatok ako BBSK/RRRR/000001-01), uzamknutie sledovania revízií
3. Pripomienkovanie zmluvy — kolaboratívna DOCX editácia priamo v prehliadači viacerými používateľmi naraz, sledovanie zmien a poznámok
4. Externé pripomienkovanie — samostatná rola s prístupom len k verzii bez interných pripomienok
5. ZFK (Základná finančná kontrola) — paralelné schvaľovanie naprieč útvarmi, posledný schvaľovateľ finalizuje; podporované v dvoch variantoch (zmluvy bez VO v jednej fáze, zmluvy s VO v dvoch fázach)
6. Generovanie a podpis zmluvy — finálna verzia v PDF, podpis prostredníctvom registratúrneho systému Fabasoft s kvalifikovaným elektronickým podpisom
7. Zmluva po podpise — označenie dátumu podpisu a účinnosti, nahranie podpísanej .asice zmluvy
8. Anonymizácia a zverejnenie v CRZ — automatické odoslanie do crz.gov.sk cez integračné rozhranie s metadátami

Životný cyklus interného právneho aktu

Paralelná agenda s vlastnými šablónami, schvaľovaním a oboznamovaním sa zamestnancov s aktom — vrátane evidencie kto a kedy bol oboznámený.

Technická architektúra

• Cloudové prostredie prevádzkované cez Terraform (IaC) — rýchle migrácie a škálovanie
• Stack: Docker + Docker Compose, Nginx, Redis 7, MongoDB 6, PostgreSQL 15, Keycloak 23, React 18 + Next 14, FeathersJS 5
• Auditná stopa — kompletná história zmien, časová os životného cyklu (timeline) každého dokumentu, návrat k predošlým verziám
• Fulltextové vyhľadávanie + vyhľadávanie podľa metadát + ich kombinácia
• Dashboardy pre potreby manažérskeho reportingu

Externé integrácie

• CRZ (crz.gov.sk) — automatické zverejnenie zmluvy s prílohami a metadátami
• Fabasoft — kvalifikovaný elektronický podpis a registratúra
• SharePoint — prepojenie s existujúcimi dokumentami a tímami BBSK
• Microsoft 365 — integrácia s ďalšími aplikáciami balíka
• Power BI — analytické reporty nad dátami DMS