Cryomont s.r.o.

O kliencie

Cryomont s.r.o. to wyspecjalizowana spółka techniczna dostarczająca i serwisująca urządzenia kriogeniczne (zbiorniki i instalacje dla gazów przemysłowych — tlen, azot, LNG) bezpośrednio u klientów przemysłowych. Każde zlecenie oznacza instalację konkretnego urządzenia w punkcie poboru klienta, długoterminową relację serwisową z regularnymi przeglądami i kompletną dokumentację techniczną wraz z obowiązkowymi certyfikatami i atestami.

Wyzwanie

Specyfika biznesu Cryomontu to kombinacja ciężkiej dokumentacji technicznej i długoterminowej relacji serwisowej — każde urządzenie u klienta ma własną historię, przeglądy i cykl życia dokumentów:

• Ewidencja dziesiątek urządzeń u różnych klientów i w różnych punktach poboru odbywała się w Excelach i papierowych teczkach bez jednolitego przeglądu
• Kalendarz przeglądów i kontroli — przy setkach urządzeń terminy były przypominane ręcznie, ryzyko zapomnianego przeglądu i niespełnienia obowiązku ustawowego
• Dokumentacja techniczna i nietechniczna (atesty, protokoły, schematy, instrukcje) była rozproszona w różnych folderach bez powiązania z konkretnym urządzeniem
• Dokumentacja przekazania była składana ręcznie przy każdej nowej instalacji
• Cykl handlowy (zapytanie → oferta cenowa → zamówienie → faktura) był prowadzony w innych narzędziach niż część techniczna — żadne połączenie oferty z urządzeniem i klientem
• Książka adresowa klientów firmowych była uzupełniana ręcznie, bez połączenia z rejestrami publicznymi

Rozwiązanie

Modulario wdrożyło system zbudowany na 20 połączonych strukturach danych specjalnie dla operatora urządzeń technicznych z regularnym serwisem:

• Książka adresowa klientów z automatycznym uzupełnieniem z Finstat — przy wpisaniu NIP automatycznie uzupełniają się dane firmy; każdy klient ma połączone punkty poboru i urządzenia
• Punkty poboru — fizyczne lokalizacje klientów, gdzie zainstalowane są urządzenia, z adresami i danymi kontaktowymi
• Urządzenia — kompletna ewidencja każdego urządzenia z typem, dokumentacją techniczną, historią zleceń i powiązaniem z punktem poboru
• Typy urządzeń — kategoryzacja (zbiorniki kriogeniczne, parowniki, instalacje) ze wspólnymi atrybutami
• Kalendarz przeglądów, kontroli, serwisów — regularne terminy dla każdego urządzenia według typu kontroli, automatycznie generowane plany i przypomnienia
• Typy kontroli — zdefiniowany słownik (roczne, pięcioletnie, próby ciśnieniowe itp.) z ustawowymi interwałami
• Zlecenia z połączeniem do konkretnego urządzenia, zamówienia i kompletnej dokumentacji
• Cykl handlowy — Zapytanie → Oferta cenowa → Zamówienie → Faktura w jednym przepływie, połączony z urządzeniem i klientem
• Dokumentacja techniczna — atesty, rysunki, schematy, parametry — związane z konkretnym urządzeniem
• Dokumentacja nietechniczna — umowy, porozumienia serwisowe, korespondencja
• Dokumentacja przekazania — kompletny pakiet dokumentów przy instalacji nowego urządzenia
• Certyfikaty i atesty — centralna ewidencja z terminami ważności
• Repozytorium dokumentów i kategorie dokumentów — zorganizowane archiwum cyfrowe z rolami i uprawnieniami
• Konta bankowe — ewidencja dla fakturacji