Lider Sp. z o. o.

O kliencie

Lider Sp. z o. o. to polska hurtownia z własnym magazynem, siecią stałych odbiorców i dostawców. Pracuje z setkami SKU, towarami w partiach (każda dostawa ma swoje partie), indywidualnymi cennikami dla kluczowych odbiorców oraz cennikami zakupowymi od dostawców. Komunikacja z klientami odbywa się w języku polskim, jednak zespół wewnętrzny pracuje również w języku słowackim — system musiał więc być w pełni dwujęzyczny.

Wyzwanie

Lider rósł szybko i napotykał typowe bolączki rozproszonej infrastruktury IT rosnącego biznesu B2B:

• Otrzymane zamówienia przychodziły e-mailem w PDF — zespół przepisywał je ręcznie do wewnętrznego systemu, co oznaczało godziny dziennie i błędy w ilościach / cenach
• Cenniki odbiorców i dostawców były utrzymywane w Excelu — przy zmianie cen dostawcy marże były przepisywane ręcznie w dziesiątkach dokumentów
• Towary w partiach bez systemu — przy reklamacji nie dało się wyśledzić, z której dostawy pochodzi dany towar
• Klienci leadowi gubili się między e-mailami — żaden CRM, żaden tracking aktywności, żadne automatyczne uzupełnienie danych firmowych
• Faktury, korekty, faktury zaliczkowe, faktury kosztowe w wielu narzędziach bez jednolitego przeglądu kosztów i obrotów
• Przyjęcia i wydania robione ręcznie na papierze, magazyn zgadzał się z rzeczywistością raz w miesiącu

Rozwiązanie

Modulario dostarczyło 43 struktury danych z pełną lokalizacją polsko-słowacką pokrywające cały cykl handlowy:

• OCR Przyjęte zamówienia (10 transformów) — najbardziej rozbudowana część systemu; otrzymane zamówienia są pobierane bezpośrednio z e-maili, OCR wyciąga pozycje, ceny, ilości i tworzy zamówienie w Modulario bez ręcznego przepisywania
• Otrzymane wiadomości e-mail — wbudowany klient e-mail z połączeniem z rekordami klientów i zamówień
• CRM-Katalog z automatycznym uzupełnieniem z Bisnode — przy wpisaniu NIP automatycznie uzupełniają się dane firmy z polskiej bazy Bisnode
• Leady + Dokumenty leadów + Aktywności — kompletny sales pipeline z aktywnościami, załącznikami i uzupełnieniem z rejestrów publicznych
• Cenniki odbiorców i dostawców — osobne struktury danych z pozycjami, automatycznymi przeliczeniami marży i wersjonowaniem
• Towary + Ewidencja partii / Listy spedycyjne — magazyn z partiami i śledzeniem partii towaru, więc przy reklamacji można dokładnie wyśledzić pochodzenie
• Przyjęcia (Przyjęcie Zewnętrzne) i wydania (Wydanie Zewnętrzne) — kompletna ewidencja magazynowa z automatycznymi ruchami magazynowymi
• Portfolio fakturowe — wystawione faktury, otrzymane faktury, zaliczkowe (otrzymane i wystawione), faktury kosztowe, korekty (Noty kredytowe)
• Reklamacje z połączeniem z pierwotnym zamówieniem i partią towaru
• Raporty — sumy faktur, sumy kosztów, sumy listów, sumy zamówień dla finansowego przeglądu na żywo
• Kategoryzacje — kategorie produktów, kategorie przychodów i wydatków, stawki VAT, jednostki opakowań, typy opakowań