PH KONZULTA s.r.o.

O kliencie

PH KONZULTA s.r.o. to autoryzowany warsztat samochodowy i sprzedaż marki Honda z serwisem motocykli i samochodów osobowych, stanowiskami dla mechaników i własnym magazynem części zamiennych. Serwisuje dziesiątki pojazdów miesięcznie, wystawia dokumenty sprzedażowe i faktury, ewidencjonuje zlecenia serwisowe przez cały cykl życia i każdego miesiąca przekazuje szczegółowe raporty producentowi (Honda).

Wyzwanie

PH KONZULTA pracowała z kombinacją wielu narzędzi — papierowe przyjęcia serwisowe, Excel do magazynu, zewnętrzne rozwiązanie fakturowe i ręczny raport miesięczny dla Honda. Konkretne problemy:

• Zlecenie serwisowe rozpadało się między przyjęciem pojazdu, planowaniem stanowisk, odpisem części i fakturacją — nie istniał jednolity flow z całą historią auta
• Magazyn części zamiennych nie zgadzał się z rzeczywistością — nikt nie wiedział od razu, czy konkretna pozycja jest dostępna lub trzeba ją zamówić
• Miesięczne raporty dla Honda były przygotowywane ręcznie w Excelu — kompilacja trwała 2–3 dni i zawierała błędy
• Reklamacje brakowały w systemie — żaden tracking statusu, żadne nawiązanie do pierwotnego dokumentu sprzedażowego/serwisowego
• CRM bez uzupełniania danych — książka adresowa klientów firmowych była uzupełniana ręcznie bez połączenia z rejestrami publicznymi

Rozwiązanie

Modulario wdrożyło kompleksowy ERP zbudowany na 32 połączonych strukturach danych specjalnie dla biznesu warsztatów samochodowych:

• Zlecenia serwisowe z całą historią — typy zleceń, stanowiska, planowanie, prace serwisowe, pozycje i automatycznym odpisem części z magazynu
• Dokumenty sprzedażowe, przyjęcia, wydania — cały cykl handlowy od zamówienia przez list przewozowy aż po wystawioną fakturę, w tym wystawione korekty i faktury zaliczkowe
• Magazyn części zamiennych — produkty z kategoryzacją, numerami seryjnymi, powiązaniem z markami i modelami pojazdów (Honda + inne), realne ruchy magazynowe w czasie rzeczywistym
• Ewidencja pojazdów i modeli — marki, modele, dokumenty i pliki do każdego pojazdu, połączenie ze zleceniami serwisowymi
• Miesięczne raporty Honda — zautomatyzowane zdarzenie generuje kompletny raport producentowi z danych o sprzedaży, serwisie i stanie magazynu
• Reklamacje — osobny przepływ z połączeniem do pierwotnego dokumentu i śledzeniem statusu
• CRM z automatycznym uzupełnieniem z Finstat — przy wpisaniu NIP automatycznie uzupełniają się dane firmy z rejestru Finstat
• Planowanie serwisu — kalendarzowe planowanie stanowisk i mechaników
• Service desk — wewnętrzne wsparcie, ewidencja incydentów i tracking rozwiązania
• Trackowanie — audyt i śledzenie zmian w systemie