Cargo Wagon – Automatizácia spracovania faktúr

Logistika

Cargo Wagon je európsky líder v prenájme železničných vagónov, spravujúci tisíce vozňov, ktoré vyžadujú pravidelný servis a opravy. Tento prevádzkový model generuje veľký objem administratívy, najmä pri spracovaní faktúr.

Výzva:

Manuálne spracovanie zahltené chybami

Cargo Wagon ročne spracováva viac ako 5 000 faktúr z rôznych krajín, často v rôznych formátoch a jazykoch. Pôvodný proces bol časovo náročný a náchylný na chyby:

  • Faktúry bolo potrebné tlačiť, ručne prepísať, preložiť a fyzicky distribuovať na schválenie.
  • Schvaľovací proces zahŕňal viacero úrovní a manuálne účtovanie.
  • Jeden zamestnanec sa plne venoval iba spracovaniu faktúr, pričom každá faktúra zabrala v priemere 20 minút.
  • Občasné straty dokumentov viedli k problémom s dodržaním termínov.

Riešenie:

Automatizácia pomocou Modularia

Do systému Cargo Wagon sme implementovali Modulario, ktoré vďaka kombinácii OCR a AI kompletne automatizovalo proces spracovania faktúr.

Hlavné funkcie systému:

  1. Automatické spracovanie dokumentov: Faktúry prichádzajú na dedikovaný email (faktury@cargowagon), odkiaľ ich AI analyzuje a extrahuje potrebné údaje.
  2. OCR s prekladmi: Systém rozpoznáva obsah dokumentov a prekladá ich do slovenčiny, ak je to potrebné.
  3. Digitálny schvaľovací workflow: Faktúry sú automaticky distribuované zodpovedným osobám na digitálne schválenie.
  4. Integrácia s účtovným systémom: Po schválení sa faktúry automaticky zaúčtujú do príslušných stredísk.
  5. Eliminácia fyzickej manipulácie: Celý proces prebieha digitálne, bez potreby tlače či fyzickej distribúcie.

Výsledky:

Efektivita a komfort

  • Zníženie administratívnej záťaže: Digitalizácia žiadostí a automatizácia procesu povoľovania výrazne ušetrili čas zamestnancom aj obyvateľom.
  • Plynulá doprava: Automatizovaný systém minimalizoval dopravné komplikácie a čakanie.
  • Ekologický prístup: Nižšia administratívna záťaž a presné riadenie prístupu prispeli k ochrane historického prostredia. 

cargo wagon: Digitálna transformácia

Ročný objem

5 000+ faktúr

Časová úspora

90%

Ročná úspora

30 000 €

Transformácia procesov

Pred implementáciou

  • 20 minút na faktúru
  • Manuálne spracovanie
  • Fyzická distribúcia
  • Riziko straty dokumentov

Po implementácii

  • 2 minúty na faktúru
  • AI analýza a OCR
  • Automatická distribúcia
  • Digitálna archivácia

Investícia a návratnosť

Investícia: 32 000 €

Doba implementácie: 2 mesiace

Návratnosť investície: 1 rok

Implementácia

Projekt bol realizovaný počas 2 mesiacov s dvojtýždňovými iteráciami, ktoré umožnili rýchle doladenie funkcií. Súčasťou implementácie bolo aj školenie zamestnancov a bezproblémová integrácia s účtovným systémom.

Kľúčové faktory úspechu

  • Rýchla implementácia: Flexibilné iterácie počas krátkej doby.
  • Plná automatizácia: Od príjmu faktúr až po zaúčtovanie.
  • Digitálna transformácia: Nahradenie fyzického obehu dokumentov.
  • Bezproblémová integrácia: Systém bol hladko prepojený s existujúcimi účtovnými procesmi.
  • Jasná návratnosť investície: Merateľné 
metriky ROI.

Plány do budúcnosti

Na základe úspechu projektu plánujeme ďalšie fázy automatizácie:

  • Fáza 2: Manažment cenových ponúk.
  • Fáza 3: Logistika a sledovanie železničných vagónov.


Odhadovaná investícia do týchto fáz je 
50 000–80 000 €, pričom očakávame ďalšie významné úspory a zlepšenie procesov.

Cargo Wagon vďaka Modulariu prešiel z administratívnej záťaže na efektívny, digitálne riadený proces.
Chcete vedieť, ako by mohlo Modulario transformovať aj vašu firmu?

Ďalšie projekty

MENTON – Digitalizácia servisných procesov

Bratislava – Staré Mesto: Smart riešenie pre historické centrum

SP Technic – Digitálna transformácia výrobných procesov

Ďakujeme za vaše odpovede!
Aby sme Vám mohli poslať kuriérom ručne robené sladké poďakovanie v hodnote 10€, vyplňte nám nasledujúce údaje.

Ing. Milan Cák

Odborník na digitalizáciu

‭+421 917 552 947‬

Ktorý podnikateľ by nechcel ušetriť desaťtisíce EUR ročne...

Zanechajte mi na seba kontakt a ja sa Vám do 48 hodín ozvem.

Ing. Milan Cák

Odborník na digitalizáciu

‭+421 917 552 947‬