Cargo Wagon – Automatizácia spracovania faktúr
Logistika
Cargo Wagon je európsky líder v prenájme železničných vagónov, spravujúci tisíce vozňov, ktoré vyžadujú pravidelný servis a opravy. Tento prevádzkový model generuje veľký objem administratívy, najmä pri spracovaní faktúr.

Výzva:
Manuálne spracovanie zahltené chybami
Cargo Wagon ročne spracováva viac ako 5 000 faktúr z rôznych krajín, často v rôznych formátoch a jazykoch. Pôvodný proces bol časovo náročný a náchylný na chyby:
- Faktúry bolo potrebné tlačiť, ručne prepísať, preložiť a fyzicky distribuovať na schválenie.
- Schvaľovací proces zahŕňal viacero úrovní a manuálne účtovanie.
- Jeden zamestnanec sa plne venoval iba spracovaniu faktúr, pričom každá faktúra zabrala v priemere 20 minút.
- Občasné straty dokumentov viedli k problémom s dodržaním termínov.
Riešenie:
Automatizácia pomocou Modularia
Do systému Cargo Wagon sme implementovali Modulario, ktoré vďaka kombinácii OCR a AI kompletne automatizovalo proces spracovania faktúr.
Hlavné funkcie systému:
- Automatické spracovanie dokumentov: Faktúry prichádzajú na dedikovaný email (faktury@cargowagon), odkiaľ ich AI analyzuje a extrahuje potrebné údaje.
- OCR s prekladmi: Systém rozpoznáva obsah dokumentov a prekladá ich do slovenčiny, ak je to potrebné.
- Digitálny schvaľovací workflow: Faktúry sú automaticky distribuované zodpovedným osobám na digitálne schválenie.
- Integrácia s účtovným systémom: Po schválení sa faktúry automaticky zaúčtujú do príslušných stredísk.
- Eliminácia fyzickej manipulácie: Celý proces prebieha digitálne, bez potreby tlače či fyzickej distribúcie.
Výsledky:
Efektivita a komfort
- Zníženie administratívnej záťaže: Digitalizácia žiadostí a automatizácia procesu povoľovania výrazne ušetrili čas zamestnancom aj obyvateľom.
- Plynulá doprava: Automatizovaný systém minimalizoval dopravné komplikácie a čakanie.
- Ekologický prístup: Nižšia administratívna záťaž a presné riadenie prístupu prispeli k ochrane historického prostredia.
cargo wagon: Digitálna transformácia
Ročný objem
5 000+ faktúr
Časová úspora
90%
Ročná úspora
30 000 €
Transformácia procesov
Pred implementáciou
- 20 minút na faktúru
- Manuálne spracovanie
- Fyzická distribúcia
- Riziko straty dokumentov
Po implementácii
- 2 minúty na faktúru
- AI analýza a OCR
- Automatická distribúcia
- Digitálna archivácia
Investícia a návratnosť
Investícia: 32 000 €
Doba implementácie: 2 mesiace
Návratnosť investície: 1 rok
Implementácia
Projekt bol realizovaný počas 2 mesiacov s dvojtýždňovými iteráciami, ktoré umožnili rýchle doladenie funkcií. Súčasťou implementácie bolo aj školenie zamestnancov a bezproblémová integrácia s účtovným systémom.
Kľúčové faktory úspechu
- Rýchla implementácia: Flexibilné iterácie počas krátkej doby.
- Plná automatizácia: Od príjmu faktúr až po zaúčtovanie.
- Digitálna transformácia: Nahradenie fyzického obehu dokumentov.
- Bezproblémová integrácia: Systém bol hladko prepojený s existujúcimi účtovnými procesmi.
- Jasná návratnosť investície: Merateľné metriky ROI.
Plány do budúcnosti
Na základe úspechu projektu plánujeme ďalšie fázy automatizácie:
- Fáza 2: Manažment cenových ponúk.
- Fáza 3: Logistika a sledovanie železničných vagónov.
Odhadovaná investícia do týchto fáz je
50 000–80 000 €, pričom očakávame ďalšie významné úspory a zlepšenie procesov.
Ďalšie projekty

MENTON – Digitalizácia servisných procesov

Bratislava – Staré Mesto: Smart riešenie pre historické centrum

SP Technic – Digitálna transformácia výrobných procesov