Průměrná česká servisní firma, IT agentura nebo stavební společnost ztrácí podle průzkumů 15–25 % potenciálně fakturovatelných hodin kvůli nedostatečné evidenci. Hodiny se odpracují, ale nezapíší do systému — buď proto, že je nástroj příliš komplikovaný, nebo proto, že nikdo nevidí celkový obrázek.
Tento článek popisuje, jak projektové řízení integrované v ERP řeší tento problém pro CZ SMB firmy. Pro širší kontext digitální kanceláře viz pillar Digitální kancelář a automatizace procesů.
Proč standalone PM nástroje nestačí
Asana, Trello, Monday.com, Jira — skvělé nástroje pro řízení projektů v izolaci. Problém nastává, když projekt existuje v kontextu obchodního případu, fakturace a HR.
Typický workflow bez integrovaného ERP:
- Obchodník zavře zakázku v CRM.
- PM ručně přepíše zakázku do Asany.
- Tým pracuje, zadává hodiny do Asany nebo jiného time-tracking nástroje.
- PM exportuje hodiny ze Asany do Excelu.
- Účetní přepíše hodiny z Excelu do fakturačního systému.
- Zákazník dostane fakturu bez jasné přílohy.
- Zákazník se ptá, za co platí — PM hledá v e-mailech.
Každý ruční krok = ztracený čas, riziko chyby, ztracené hodiny.
Gantt, Kanban, Kalendář — tři pohledy na projekt
Modulario projektový modul poskytuje tři komplementární pohledy na každý projekt:
Ganttův diagram
Klasický Gantt pro projektové plánování: úkoly na časové ose, závislosti, milníky, kritická cesta.
Použití:
- Stavební projekty (fáze výstavby, závislosti na povolení)
- IT projekty s fixním dodacím termínem
- Produkce (výrobní plán na týdny dopředu)
Klíčové funkce: drag & drop přeplánování, detekce konfliktů zdrojů, integrace s HR (kdo je dostupný).
Kanban board
Vizualizace workflow — sloupce reprezentují fáze (Backlog → In Progress → Review → Done).
Použití:
- Agilní IT vývoj
- Marketing agentury (content pipeline)
- Zákaznický servis (tickety, reklamace)
Klíčové funkce: WIP limity, swimlanes dle přiřazení, automatické přechody stavů.
Kalendářový pohled
Denní/týdenní/měsíční přehled úkolů a milníků pro celý tým nebo projekt.
Použití:
- Scheduling schůzek a reviewů
- Overlap s Google Calendar / Outlook (synchronizace)
- Resource planning na vyšší úrovni
Fakturovatelné hodiny: srdce projektového ERP
Pro servisní firmy je evidence fakturovatelných hodin kritická. V Modulario funguje takto:
Zadávání hodin
Tři způsoby:
- Webový časovač — klikni Start/Stop na úkolu, hodiny se zaznamenají automaticky.
- Mobilní aplikace — stejný časovač v telefonu, ideální pro pracovníky v terénu.
- Manuální zadání — datum, počet hodin, projekt, poznámka.
Klasifikace hodin
Každý projekt má nastavena pravidla:
- Které aktivity jsou fakturovatelné (development, konzultace, PM meeting)?
- Které jsou nefakturovatelné (interní schůzky, opravy vlastních chyb)?
- Jaká je hodinová sazba dle role a zákazníka?
Generování faktury z hodin
Na konci měsíce nebo po dokončení milníku:
- Projekt manažer v Modulario otevře „Fakturace projektu”.
- Vidí seznam nefakturovaných fakturovatelných hodin za období.
- Jedním klikem vygeneruje fakturu s přílohou — detailní výkaz práce (datum, popis, hodiny, sazba).
- Zákazník dostane fakturu + přílohu v jednom e-mailu.
Eliminace: ručné přepisování z PM nástroje do fakturačního softwaru.
Napojení na CRM zakázky
Klíčová integrace, která eliminuje duplicitní zadávání:
- Obchodník zavře zakázku v CRM modulu.
- Jedním klikem vytvoří projekt z CRM zakázky — přebere zákazníka, obchodní podmínky, kontaktní osoby.
- Projekt je automaticky propojen se zakázkou v CRM — vidíte jak obchodní historii, tak projektový status.
- Při fakturaci z projektu se faktura automaticky propojí se zakázkou v CRM — celková hodnota zákazníka je aktuální.
Zákaznický portál
Pro B2B firmy s opakujícími se projekty: zákazník dostane přístup do read-only portálu projektu.
Co vidí zákazník:
- Stav projektu a milníků (% dokončení)
- Seznam naplánovaných a dokončených úkolů
- Fakturované a nefakturované hodiny
- Dokumenty a přílohy
- Přehled schválených a neodpovězených otázek
Benefit: zákazník se neptá e-mailem „kde to stojíte” — vidí vše v portálu. PM šetří 30–60 minut týdně na statusových schůzkách.
Srovnání: ERP projektové řízení vs. standalone nástroje
| Aspekt | Asana / Trello | Modulario PM |
|---|---|---|
| PM funkce | Výborné | Dobré (Gantt, Kanban, Calendar) |
| Integrace s fakturací | Žádná nativní | Nativní (1 klik) |
| Fakturovatelné hodiny | Potřebuje plugin | Vestavěné |
| Napojení na CRM | Žádné nativní | Nativní |
| Zákaznický portál | Omezené | Plné |
| Cena (10 uživatelů) | 80–150 EUR/měs | Součást ERP licence |
| Vendor | Asana Inc. (US) | AMCEF s.r.o. (EU) |
Pro firmy, kde projekty jsou čistě interní (IT tým, HR projekty) a nezasahují do fakturace — Asana/Trello jsou dostatečné a levnější.
Pro firmy, kde projekty jsou přímo napojeny na zákaznické zakázky, fakturaci a reporting — integrované ERP projektové řízení vrátí investici do 3–7 měsíců.
ROI: čísla pro servisní firmu 15 zaměstnanců
| Úspora | Hodnota/měsíc |
|---|---|
| Fakturovatelné hodiny (ztráta 15 % → 5 %, 10 PM × 75 EUR/hod × 5 h/mes) | 3 750 EUR |
| Příprava faktur z hodin (-3 hod/měs, účetní 75 EUR/hod) | 225 EUR |
| Statusové reporty pro zákazníky (-4 hod PM) | 300 EUR |
| Ruční přepis z PM do fakturace (-2 hod) | 150 EUR |
| Celkový přínos | 4 425 EUR/měsíc |
Investice: Modulario ERP licence (projekt. modul included). ROI: 3–7 měsíců.
Časté otázky
Proč nepoužívat Asanu nebo Trello místo ERP projektového modulu? Pro izolované projektové řízení jsou Asana/Trello výborné. Problém nastává, když projekty jsou napojeny na fakturaci, zásoby, HR nebo CRM: obchodník zavře zakázku v CRM → PM musí ručně přepsat do Asany → účetní musí ručně přepsat hodiny do fakturace. ERP projektový modul eliminuje tato sila — zakázka z CRM se stane projektem jedním klikem, fakturovatelné hodiny jdou přímo do výdejky.
Jak funguje evidence fakturovatelných hodin v ERP? Každý člen týmu zaznamenává hodiny přímo v projektu (webový nebo mobilní časovač, nebo manuální zadání). ERP automaticky klasifikuje hodiny jako fakturovatelné nebo nefakturovatelné podle pravidel projektu. Na konci měsíce účetní jedním klikem vygeneruje fakturu za fakturovatelné hodiny s přílohou — výkaz práce pro zákazníka. Žádné ruční přepisování z tabulek.
Jaký je ROI nasazení projektového modulu? Pro servisní firmu s 10 PM a průměrnou hodinovou sazbou 75 EUR: eliminace ztráty 15 % fakturovatelných hodin = 3 750 EUR/měsíc. Příprava faktur -3 hod/měsíc = 225 EUR. Reporting -4 hod/měsíc = 300 EUR. Celkem ~4 425 EUR/měsíc. ROI typicky 3–7 měsíců.